Sigorta Poliçesi Düzenleme süreci

Bir sigorta poliçesinin düzenlenmesini (Hasar ihbarı) gösteren süreç örneği göstermek.

Süreç Hedefi

Sürecin hedefi, bir sigorta işlemi düzenleyip ardından poliçenin ödemesinin sağlamak.

İçerik

Genellikle sigorta işlemlerinin düzenlenmesi yüksek hacimli görevler olduğu için büyük bir ekip tarafından ele alınır.

Tetikleyici

Form – bir sigorta müşterisinin doldurulmuş Hasar ödeme Talep formu

Eylemler

Süreç yoğun bir işlem düzenlemesini beraberinde getirir. İşlem yoğunluğunu azaltmak adına, görevler farklı çalışan gruplarına bölünebilir. Böylece az deneyimli çalışanlar çabuk bitirilebilecek görevler üzerinde çalışırken şirketin deneyimli çalışanları da riskli ve zorlu görevleri yerine getirebilir.

Çoğu işlem yalnızca üst sıralardaki görevlerden geçer. Ancak sadece bazı işlemler: örneğin poliçe tutarının yüksek olduğu işlemlerde kontrol ve karmaşık talep düzenleme görevleri gereklidir.

Roller

  • Az deneyimli çalışan (junior çalışan) – talebi sınıflandırır ve basit poliçeleri düzenler.
  • Deneyimli çalışan (senior çalışan) – daha karmaşık poliçeleri düzenler.

Alanlar

  • Başvuru formu (dosya, gerekli alan) – tetikleyici form tarafından hazırlanıp, müşteri tarafından doldurulur.
  • Hasar ihbarı ispatları, Resim, İtfaiye Raporu (Yangın olduysa), Kasa raporu (Polis tutanağı) vs.
  • Toplam tutar (para tutarı, gerekli alan) – çalışanın formdan aldığı toplam talep tutarı.
  • Ödeme (para miktarı, gerekli alan) – onaylanan poliçenin ardından müşterinin alacağı para miktarı.

Kaynak: Signavio 

Ana Makeleye geri dön

Müşteri Hesabı oluşturma süreci

Süreç Hedefi

Sürecin hedefi, bir müşteri hesabını özel bir bankada açmak.

İçerik

‘Özel müşteri bankacılığı’nda, yüksek hacimli süreçleri standartlaştırıp optimize etmek  önemlidir. Müşteri iletişimi sürecin bir parçası olması halinde bu daha da önemli hale gelir. Bu bağlamda müşteri iletişimi açılan yeni hesap ile başlar.

Yeni müşteri kazanım süreci (onboarding) diğer hizmet endüstrilerine paralellik gösterir. Benzer süreçler örnek olarak; sigorta, telekomünikasyon ve enerji alanlarında da mevcuttur. Ancak her halükarda, müşteri uzun süreli bir hizmet teklifi için başvuruda bulunur, reddedilir veya onaylanır ya da belki de başlangıç paketi alır.

Sebep

Form- doldurulmuş bir müşteri talebi. Banka çalışanı bu belgeyi reddedebilir veya onaylayabilir.

Eylemler

Talebin onaylanması durumunda süreç, bir dizi kontrol ve sonrasında yeni hesabı oluşturacak bazı ödevlerden oluşur.

Yapısal olarak bu süreç belge paylaşımı sürecine benzerlik gösteriyor.

Roller

Talep sahibi – Müşteri bir hesap açmak istiyor.

Banka çalışanı – Banka Memuru, bütün hesap oluşturma sürecinden sorumludur.

Alanlar

Süreç başlangıcında aşağıdaki müşteri bilgileri mevcuttur:

  • Müşteri ismi (yazı, gerekli alan)
  • Adres (yazı, gerekli alan)
  • Doğum tarihi (tarih, gerekli alan)
  • E-posta adresi (E-posta adresi, gerekli alan)
  • İspat belgeleri (dosya, liste) – İkametgah ya da kimlik belgesi kopyası gibi ek belgeler.

Sürecin ilerleyen kısımlarında aşağıda yer alan bilgiler eklenir:

  • Hesap numarası (numara) – her yeni hesap için oluşturulur.

Uzantılar

Özel bir bankada gerçekleşecek olan gerçek bir hesap oluşturma süreci elbette çok daha karmaşık olacaktır. Pratikte birçok arka ofis sistemi, birçok görevi  otomatikleştirecektir. Bu sistemlerle gerçekleşecek bir entegrasyon, ek bilgi teknolojisi (BT) bilgisi gerektirmektedir.

Kaynak: Signavio 

Ana Makeleye geri dön

İzin talep süreci

Bir çalışanın izin günü talebinin onaylanmasını gösteren süreç örneği

Hedef Süreci

Sürecin hedefi, bir çalışanın izin günü talebini onaylamak.

İçerik

İşletmenin tatil dönemlerinde de sorunsuz bir şekilde işlemesini garanti altına almak için çalışanlar izin taleplerini onaylatmalıdır. Gelen talepler genellikle e-posta yoluyla sorumlu yöneticiye gönderilip bu talepler e-çizelge (spreadsheet) üzerinde düzenlenir. Bu çalışma biçimi, bilgilerin manuel olarak aktarılmasını ve düzenlenmemiş bir iletişimi beraberinde getirir.

İzin talepleri, yapısı önceden belirlenmiş formların paylaşımı adına iyi bir örnektir. İzin talebi, şirketteki birden fazla kişi arasında koordine edilmesi gereken görevlerden en basitidir.

Sürecin nispeten basit olmasına karşın, ‘e-çizelge ve e-posta’ kullanımı bazı sorunlara sebep olabiliyor. Düzgün ve verimli bir çalışmanın yalnızca merkezi bir koordinatör aracılığı ile mümkün olması; bu koordinatörün işletmede bulunmaması durumunda gerçekleşecek iletişim ve düzen problemlerini tetikleyecek ve süreci bir dar boğaza sokacaktır. Bu sebeple süreci, Sistem (Signavio Workflow Accelerator) üzerinden yapılandırmak daha mantıklıdır.

Tetikleyici

Form – çalışan ve izin talebinde bulunduğu günler.

Eylemler

Süreç bir görev ve bir karardan oluşur. Verilen kararın ardından gelecek görevler izin talebi sürecini devam ettirecek ya da sonlandıracaktır.

Göreve son teslim tarihi ekleyerek, süreç içerisinde zamandan tasarruf edinin

Roller

Talep eden – Çalışan

Birim Yöneticisi– Talebi onaylar

İK – Talebe ilişkin izin haklarını İnsan kaynakları Birimi tarafından denetlenir ve Personele ait SGK kayıtlarını tutar

Alanlar

  • Çalışan (kullanıcı, gerekli alan) – Talepte bulunan çalışan.
  • Başlangıç tarihi (tarih) – İznin başlangıç tarihi.
  • Bitiş tarihi (tarih) – İznin bitiş tarihi.
  • Sebep – İzinin sebebi (Yıllık, Cenaze, Doğum, Mazeret, ücretsi vs.)

Uzantılar

Süreci ek bir görev ile geliştirebilirsiniz: İznin onaylanamadığı takdirde, yöneticilerin ek bilgi ve değişiklik talep edebilmesini sağlayın. Bu, reddedilen tatil talepleri için her seferinde yeni bir sürecin başlatılmasının önüne geçer.

Buna ek olarak sürece, izin başlamadan önce sorumluluk aktarımını düzenleyen bir görev daha ekleyebilirsiniz.

 

Kaynak: Signavio 

Ana Makeleye geri dön

10 Örnekle Süreç Otomasyonu!

Şirketinizde günlük işleri nasıl hallediyorsunuz? Otomatikleştirilebileğinizi düşündüğünüz süreçler var mı? Makale serisi bu konu üzerine eğilecek. Bugün size, izin istemeden işe alımından tuttun oradan da fatura hazırlamaya kadar kendi şirketinizde kullanabileceğiniz 10 basit iş akışı örneği sunacağız.

Yeni başlayanlar için Süreç Otomasyonu

İşletme içerisinde süreç otomasyonu, iş akışının tekrarlanan yanlarını takımlar arası etkili biçimde koordine etmeye yardımcı olur. Süreç otomasyonunun anlamı: İş sürecini modelleyip bir iş Akışı-Yönetim-Sistemi tarafından kontrol edilmesidir. Ancak ‘başlangıçlar zordur’ ilkesi süreç otomasyonu için de geçerlidir. Bu sebeple başlangıç için birkaç iş akışı örneği derledik.

Her iş akışı bir süreç hedefi ile başlar. Bir sürecin nasıl uygulanacağını ve uygulayabilmek için hangi şartların yerine getirilmesi gerektiğini belirleyin.

İş akışı tanımları arasında:

  1. Bir sürecin tetikleyicisi,
  2. Her bir süreç adımının ‘süreç diyagramı’nda kaydedilmesi,
  3. Uygulamaya konulan adımlara dahil olan tüm çalışanların pozisyonları hakkında bilgiye hakim olmak,
  4. Bir süreç adımı boyunca doldurulan her bir form alanı ilgili durum veya vaka hakkında bilgi içermesi yer alır.

Burada sözü geçen Vaka (Case) ise şöyle açıklayalım;

Bir kurumun belirli bir zaman dilimi içerisinde bir sorunu çözmek için kullandığı tüm aksiyonlar, geliştirme süreçleri, işlemler, siparişler veya hizmetler bir durum olarak tanımlanmaktadır. Bir dava farklı bilgi, süreç, kural, belge ve değerlendirmeyi bir araya getirir ve bir şirketin içinde ve dışında farklı kişileri içerebilir. Etkin vaka yönetimi, bir organizasyon içindeki verimliliği ve performansı artırmaya yardımcı olabilir.

Bu blog yazısında sizlere pratikte sıkça karşılaştığımız senaryoları aktaracağız. Basitçe linke tıklayarak dilediğiniz konu hakkında bilgi alabilirsiniz.

  1. İzin talep süreci
  2. Belge paylaşma süreci
  3. Hesap onaylama süreci
  4. Personel temini süreci
  5. Personeli yerleştirme süreci
  6. Müşteri hesabı açma süreci
  7. (Sigorta) Hasar ihbar süreci
  8. Sipariş süreci
  9. Fatura oluşturma süreci
  10. İş bağlantıları takip süreci (CRM)

1. İzin talep süreci

İzin talebi yönetimi, süreç modelleme alanında giriş aşaması sayılır. Otomatikleştirilmiş bir ‘Signavio Workflow Accelerator’ aracılığıyla, çizelge ve e-maillere gereksinim duymadan basitçe ihtiyacınız olan tüm adımları takip edebilirsiniz.

Süreç hedefi: Çalışanlarınızın arzu ettiği izin günlerini Yönetici ve İK tarafından onaylatmak.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: İzin talep süreci

2. Belge Yayınlama

Yayınlar, iş akışlarının ayrılmaz birer parçasıdır. Burada bir yayın sürecinin basitçe nasıl uygulandığını göreceksiniz. İzin talepleri dilekçe temelliyken belge yayınlama süreci daha karmaşık ilerler: Belgeler ‘Signavio Workflow Accelerator‘ aracılığı ile sürece dahil edilip farklı süreç adımlarına yönlendirilir: Üzerinde çalışılan dijital belgenin Google Drive’da saklanması ya da sürece dahil çalışanlara gönderilmesi büyük önem teşkil edebilir.

Süreç hedefi: Size gönderilen belgeyi gerekli düzeltmelerin ardından yayın akışına sokmanız.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Belge paylaşımı

3. Fatura Onay süreci

Dilekçe bazlı yayınlar yalnızca insan kaynakları departmanı dışında da kullanışlıdır. Yönetim alanındaki çalışma süreçleri de otomatikleştirilip sürece dahil olanlar için basitleştirilebilir. Fatura onay süreci de bu tür iş akışları için basit bir örnek oluşturur.

Süreç hedefi: Gelen ödemeleri (Faturaları) kontrol edip dolaşıma sokmak.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Fatura Onay süreci

4. Açık bir iş pozisyonu doldurmak

Otomatikleştirilmiş süreçler özellikle insan kaynakları departmanı için faydalıdır. Çünkü bu alanda birçok standartlaştırılmış iş akışı mevcut. Bu süreçler şirketlere göre değişkenlik gösterir. Bu nedenle standart bir yazılım çözümü her zaman kullanışlı olmaz. Gündelik iş akışında, tüm İK çalışanları personel süreçlerine yön verir. Bu sebeple esnek bir yazılım çözümüne ihtiyaç duyarlar. ‘Signavio Workflow Accelerator‘ süreçleri düzenlemeye ve gerçekleşen hertürlü değişikliği kronolojik bir sıra içerisinde anlamamıza olanak tanır.

Süreç hedefi: İşletmenizdeki açık bir pozisyonu doldurması.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Personel işe alımı

5. Çalışanların işe alım süreci

Her şirketin işe alım için farklı bir yaklaşımı vardır. Bütün bu farklı yaklaşımların yanı sıra insan kaynakları sorumlularının, bütün şirket için mühim olan bir işe alım süreci oluşturmaları gereklidir. Bu iş akışı örneğinde odak boş bir pozisyonu doldurmakta değil aksine girişi sağlanan bir başvurunun değerlendirilmesindedir. Bu süreç bir iş ilanın uzun bir süre yeteri kadar başvuru çekmemesiyle önem kazanır.

Süreç hedefi: Sizi en çok ikna eden kişiye iş teklifinde bulunmaktır.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Personel seçimi ve iş alım süreci

6. Müşteri Hesabı Oluşturma

Otomatik gerçekleşen iş akışları doğrudan müşteriler ile irtibat halinde olan ekipler için mühimdir. Bu takımlar, şirkete özel yöntemler ile çalışıp muhatap oldukları kişilerle direkt temas halindedir. Burada banka için oluşturulmuş bir ‘yeni müşteri süreci’ görüyorsunuz. Bu süreç farklı branşlardan gelen yeni müşteri kazanımı için kullanılabilir.

Süreç hedefi:  Müşterilere yönelik yeni banka hesapları oluşturmanız.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Müşteri Hesabı oluşturma süreci

7. Hasar ihbarı işlemi (Sigorta)

Hasar ihbar süreci genellikle sektöre özgü kullanılır. Süreç yönetimi açısından ‘standartlaştırılmış yazılımsal çözümler’ genellikle söz konusu olan ihbarı süreçlere entegre etme konusunda kısıtlı fırsatlar sunar. Sigorta endüstrisi karmaşık süreçlerin sistematik gözükmesine iyi bir örnek teşkil eder. Burada karmaşık görevlerin sade süreç adımlarına nasıl bölündüğünü görebiliriz.

Süreç hedefi:  Müşterinizin ödeme alabilmesi için bir hasar ihbarının değerlendirilmesi ve tazminatın ödenmesi.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Sigorta Poliçesi Düzenleme süreci

8. Ürün Siparişini Düzenle

Bu iş akışı örneği diğer senaryolardan farklıdır. Süreç, e-mailinize gelen doldurulmuş bir dilekçe ile başlar. Bu, gerçekleşecek bütün diğer eylemlerin tetikleyicisidir. Örneğin bu e-mail, sipariş@örnek.com adında bir dağıtıcıya gönderilir.

Süreç hedefi:  Bir müşteri siparişi düzenler, örneğin talep edilen ürünleri müşteriye gemiyle gönderir faturayı oluşturup iletirsiniz.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz:  Sipariş Yönetim süreci

9. Fatura Oluşturma

Sağlanan bir hizmetin ödemesini almak, süreç otomasyonu konusunda kullanılabilecek anlamlı ve işletme açısında kritik bir senaryo oluşturur. Yerine getirilmeyen görevler, geciken teslimatlar ya da aksatılan bildirimler faturanın oluşturulmasını geciktirebilir. Otomatikleştirilen bu süreç sayesinde gecikmenin getirdiği olumsuzlukların önüne geçilebilir. Görüyorsunuz ki e-mail bildirimleri ve teslim tarihleri otomatik olarak kontrol edilebilir.

Süreç hedefi: Bir faturayı gönderir ve ödemenin alınmasını sağlarsınız.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Fatura Onay süreci

10. İş Bağlantıları Takibi

İşletme içerisinde gündelik rutin olarak geçen süreçler de otomatikleştirilebilir. Bu iş akışını ekibinizin yeni ilgi alanları yaratma konusunda nasıl kullanabileceğini görebilirsiniz.

Süreç hedefi: Yeni kazandığınız bir bağlantıyı satış fırsatına çevirin.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: İş bağlantıları takip süreci

Evet şimdi sıra sizde, kendi iş akışı örneklerinizi kendiniz oluşturun!

Bu 10 senaryo, yazılım tabanlı iş akışı yönetiminin faydalarını göstermektedir. Bir tık ile Signavio kayıt olup ücretsiz 30 gün deneyebilir ve kendi iş alkışlarınızı ve kendi senaryolarınızı tasarlayabilirsiniz. Bunu yaparken size iyi eğlenceler diliyoruz!

Sorularınız mı var? info@kolaybpm.com adresine sorularınızı iletebilirsiniz.

Kaynak: Signavio

Tercüme: Cem Denny

Müşteri Hesabı oluşturma

 

Süreç Hedefi

Sürecin hedefi, bir müşteri hesabını özel bir bankada açmak.

İçerik

‘Özel müşteri bankacılığı’nda, yüksek hacimli süreçleri standartlaştırıp optimize etmek  önemlidir. Müşteri iletişimi sürecin bir parçası olması halinde bu daha da önemli hale gelir. Bu bağlamda müşteri iletişimi açılan yeni hesap ile başlar.

Yeni müşteri kazanım süreci (onboarding) diğer hizmet endüstrilerine paralellik gösterir. Benzer süreçler örnek olarak; sigorta, telekomünikasyon ve enerji alanlarında da mevcuttur. Ancak her halükarda, müşteri uzun süreli bir hizmet teklifi için başvuruda bulunur, reddedilir veya onaylanır ya da belki de başlangıç paketi alır.

Sebep

Form- doldurulmuş bir müşteri talebi. Banka çalışanı bu belgeyi reddedebilir veya onaylayabilir.

Eylemler

Talebin onaylanması durumunda süreç, bir dizi kontrol ve sonrasında yeni hesabı oluşturacak bazı ödevlerden oluşur.

Yapısal olarak bu süreç belge paylaşımı sürecine benzer.

Roller

Banka Memuru – bütün hesap oluşturma sürecinden sorumludur.

Alanlar

Süreç başlangıcında aşağıdaki müşteri bilgileri mevcuttur:

  • Müşteri ismi (yazı, gerekli alan)
  • Adres (yazı, gerekli alan)
  • Doğum tarihi (tarih, gerekli alan)
  • E-posta adresi (E-posta adresi, gerekli alan)
  • İspat belgeleri (dosya, liste) – İkametgah ya da kimlik belgesi kopyası gibi ek belgeler.

Sürecin ilerleyen kısımlarında aşağıda yer alan bilgiler eklenir:

  • Hesap numarası (numara) – her yeni hesap için oluşturulur.

Uzantılar

Özel bir bankada gerçekleşecek olan gerçek bir hesap oluşturma süreci elbette çok daha karmaşık olacaktır. Pratikte birçok farklı programlar ile farklı sistemler kullanarak birçok görevi otomatikleştiriliyor (batch komutlarla). Bu işlemleri gerçekleşecek bir entegrasyon, ek bilgi teknolojisi (BT) bilgisi de gerektirmektedir.

Kaynak: Signavio

Ana Makaleye geri dön