Belge paylaşımı

Belge paylaşımı hakkında süreç örneği

Süreç Hedefi

Süreç hedefi, gerekli takdirde revize edildikten sonra belgenin paylaşılmasıdır.

İçerik

Çalışanlar, maliyet hesaplarını yöneticilerinden onaylatmaları gerekir. Ancak belgeler e-posta yoluyla gönderildiği zaman yöneticilerin denetleme ve takip etmesi zorlaşır. Çalışanlar fatura hesaplarını genellikle, maliyetlerin listelendiği bir e-tablo (Spreadsheet) ile gönderirler.

Aynı zamanda çalışanlar, yöneticiler tarafından paylaşılması gereken öneri ve teklif belgeleri de hazırlarlar. Bu noktada belgelerin çeşitli varyasyonlarından dolayı belgelerin idaresinde sorunlar ortaya çıkabilir.

Ödev formları, süreç belgelerine örnek teşkil eder. İş süreçleri, belgeleri, genellikle süreçlerde kilometre taşılarını kaydetmek için kullanır. Yöneticiler genellikle belirli işlemlerin tamamlandığından emin olmak için paylaşım süreçlerini kullanır ve belgeyi oluşturan kişiyle e-posta yoluyla iletişim kurar. Belge paylaşım sürecini, fazla sayıda belge paylaşımı yönetmeniz ya da merkezi koordinasyona ihtiyacınız varsa kullabilirsiniz.

Sebep

Form – yüklenen belge ve belgeyi oluşturan kişi.

Eylemler

Süreç, paylaşımın reddedildiği ya da onaylandığı ‘belge kontrol-görevi’ (task) tarafından düzenlenir. Belge paylaşımının reddedilmesi üzerine süreci, ‘belge düzeltme’ görevi izler. Bu noktada belgeyi oluşturan kişi sorumludur. Belgeyi oluşturan kişi, belgenin düzeltirmiş biçimini hazırda bulundurmalıdır.

Bir son kullanma tarihi belirleyerek ve ‘otomatik hatırlatıcıları’ yapılandırarak işlerin süresini en aza indirebilirsiniz. Belge kontrol-görevi için oluşturulan bir kritik durum seçeneği, belgeyi inceleyecek asıl kişinin (reviewer) olmaması durumda gecikmelerin önüne geçer.

Roller

Mevcut olan iki görev iki farklı role karşılık gelir:

  • Belgeyi inceleyen kişi (Yetkili) – Paylaşım kararını verir. Genellikle bir yöneticidir.
  • Belgeyi oluşturan kişi (Editör) – Belgeyi oluşturur. Eğer süreç çalışanın görevini belirliyorsa  Sistem otomatik olarak belgeyi oluşturan kişiye düzenleme için sorumluluk verir.

Alanlar

  • Belge (Dosya, gerekli alan) – Paylaşılacak dosyadır. Belgeyi oluşturan kişi, belgenin ilk halini sebep-formuna yükler. Her belge düzenleme görevi için Signavio İş Akışı Hızlandırıcısı belgenin yeni bir biçimini hazırlar.
  • Belgeyi oluşturan kişi (kullanıcı, gerekli alan) – Belgeyi oluşturan kişinin görev ataması ve bilgilendirilmesi için kullanılır.

Uzantılar

Belgenin okuyucusu, Signavio İş Akışı Hızlandırıcısı (Signavio Workflow Accelerator) haricinde belgeye erişim sağlamak isteyebilir. Belgenin paylaşılmasının ardından sürece, belgeyi e-posta yoluyla ileten ya da arşivleyen bir entegrasyon görevi ekleyebilirsiniz.

Arşivleme aşaması için, Google Drive ya da başka bir depolama alanına görevi ekleyin. Böylece başka okuyucular için belgenin bir kopyası kaydedilir. Ancak belgenin mevcut olduğundan haberdar olmak adına okuyucuların bir bildirime ihtiyacı vardır. Bir e-posta gönderme görevi, belgeyi oluşturan kişiyle diğer paydaşlara belgenin paylaşıldığını bildirir. İlgili e-posta şablonu, inceleyen kişilerin yorumlarını kapsar ve belgeye eklenebilir. Bazı durumlarda e-postayı bir dağıtım listesine göndermek faydalı olabilir.

Kaynak: Signavio

Ana Makaleye geri dön