İzin talep süreci

Bir çalışanın izin günü talebinin onaylanmasını gösteren süreç örneği

Hedef Süreci

Sürecin hedefi, bir çalışanın izin günü talebini onaylamak.

İçerik

İşletmenin tatil dönemlerinde de sorunsuz bir şekilde işlemesini garanti altına almak için çalışanlar izin taleplerini onaylatmalıdır. Gelen talepler genellikle e-posta yoluyla sorumlu yöneticiye gönderilip bu talepler e-çizelge (spreadsheet) üzerinde düzenlenir. Bu çalışma biçimi, bilgilerin manuel olarak aktarılmasını ve düzenlenmemiş bir iletişimi beraberinde getirir.

İzin talepleri, yapısı önceden belirlenmiş formların paylaşımı adına iyi bir örnektir. İzin talebi, şirketteki birden fazla kişi arasında koordine edilmesi gereken görevlerden en basitidir.

Sürecin nispeten basit olmasına karşın, ‘e-çizelge ve e-posta’ kullanımı bazı sorunlara sebep olabiliyor. Düzgün ve verimli bir çalışmanın yalnızca merkezi bir koordinatör aracılığı ile mümkün olması; bu koordinatörün işletmede bulunmaması durumunda gerçekleşecek iletişim ve düzen problemlerini tetikleyecek ve süreci bir dar boğaza sokacaktır. Bu sebeple süreci, Sistem (Signavio Workflow Accelerator) üzerinden yapılandırmak daha mantıklıdır.

Tetikleyici

Form – çalışan ve izin talebinde bulunduğu günler.

Eylemler

Süreç bir görev ve bir karardan oluşur. Verilen kararın ardından gelecek görevler izin talebi sürecini devam ettirecek ya da sonlandıracaktır.

Göreve son teslim tarihi ekleyerek, süreç içerisinde zamandan tasarruf edinin

Roller

Talep eden – Çalışan

Birim Yöneticisi– Talebi onaylar

İK – Talebe ilişkin izin haklarını İnsan kaynakları Birimi tarafından denetlenir ve Personele ait SGK kayıtlarını tutar

Alanlar

  • Çalışan (kullanıcı, gerekli alan) – Talepte bulunan çalışan.
  • Başlangıç tarihi (tarih) – İznin başlangıç tarihi.
  • Bitiş tarihi (tarih) – İznin bitiş tarihi.
  • Sebep – İzinin sebebi (Yıllık, Cenaze, Doğum, Mazeret, ücretsi vs.)

Uzantılar

Süreci ek bir görev ile geliştirebilirsiniz: İznin onaylanamadığı takdirde, yöneticilerin ek bilgi ve değişiklik talep edebilmesini sağlayın. Bu, reddedilen tatil talepleri için her seferinde yeni bir sürecin başlatılmasının önüne geçer.

Buna ek olarak sürece, izin başlamadan önce sorumluluk aktarımını düzenleyen bir görev daha ekleyebilirsiniz.

 

Kaynak: Signavio 

Ana Makeleye geri dön

Bir Cevap Yazın