Haldun Bayrak – KolayBPM

RPA hakkında

(RPA), Akıllı otomasyon çözümlerini, iş verimliliklerini artırmada, işletme maliyetlerini düşürmede, enerji kullanımlarını optimize etmede ve nihayetinde karlılıklarını artırmada yardımcı olacak en ekonomik teknolojilerden biridir.

Basitleştirirsek, RPA, insan gücü ile dijital ortamda sürekli tekrarlanan işleri taklit ederek işlerinizi üstlenebilen marifetli birer Robotlardan bahsediyoruz.
Örneğin, Şirketlerin farklı Sistemler arası entegrasyonu teknik olarak karmaşık, riskli veya maliyet açısından uygun olmayan durumlarda RPA uygun bir çözüm olabilir. Aynı şekilde günlük veya periyodik olarak yüksek hacimli Verilerin işlenmesi, kontrolü, birleştirilmesi veya dönüştürülmesi işletmelere inanılmaz derecede hız kazandırdığı gösterebiliriz. Hem işletme maliyeti önemli derecede azaltarak hem de insan hataların %98 oranında ortadan kaldırıldığı rahatlıkla gözlemleyebilirsiniz. Belkide en önemli artı, Personelin rutin işlerden kurtularak daha verimli çalışmasını ve asıl Görevlerine daha kaliteli bir zaman kalır.
RPA uygulama alanlara bir göz atalım, şöyle;

Telekom / Bulut hizmetleri
Robotik süreç otomasyonunun (RPA) hızlı, yüksek kaliteli ve uygun fiyatlı hizmetler sunarak Telekom şirketlerinin operasyonel görevlerin yerine getirilmesini yardımcı olabilir. Hesap oluşturma/kapama, Sunucu, Veri tabanı, Servis ve Uygulamaların yönetilmesinde RPA kullanılması uygundur. Bilişim Ağları yönetimini ve Trafik/Güvenlik İzlemede RPA işinize yarar.
Tedarikten ödemeye (P2P)
Operasyonel maliyetleri düşürmek için P2P süreç verimliliğini artırırken, tedarikten ödemeye kadarki süreç boyunca RPA uygulanmasıyla sürece hız kandırır.
İnsan Kaynakları
RPA, İK'nın yetenek kazanımı ve yetenek yönetimi stratejilerini daha iyi ayarlamasına olanak tanır. Personel seçimi, mülakat ve Raporlamaya kadar uzanan yolda RPA size yardımcı olabilir.
Raporlama & Karar destek sistemleri (BI)
RPA, farklı kaynaklardan Verilerinizi birleştirmesinden, aktarımından tutun sanal göstergelere kadar tüm Raporlama ihtiyaçlarınız karşılayabilir.
Hesap mutabakatları
Birçok şirket için Banka mutabakatlarının Akıllı Otomasyon ile otomatikleştirilmesi, finansal kapanış sürecinde zamandan tasarruf etmek için en büyük fırsatı sunar. Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) ve Makine Öğrenimi (ML), bu mutabakat sürecinde verimliliği önemli ölçüde artırabilir ve ekibinizin yüzlerce saatlik manüel işlem süresinden tasarruf etmesini sağlayabilir.
E-ticaret alanında
Sanal mağaza Sahipleri bilir, farklı platformlarda mağazalarından gelen tüm siparişleri kontrol ve takip edilmesi zor ve zaman alıcı birden fazla işlemdir. Robotlar tam burada devreye girebilir ve zamandan size tasarruf sağlayabilir. Rekabet gücünüzü artırabilir aynı zamanda hataları da önleyerek müşteri memnuniyeti artırabilir.

Dijital Medya yayıncılık
Farklı yayın organlından ihtiyaç duyduğunuz dijital medyalara erişebilir, gerektiğinde çevri yapabilir ve istediğiniz yerde otomatik olarak istenilen saatlerde yayınlayabilirsiniz.

İhracat Belgelerin hazırlanması
Ülkelerin Yönetmeliklerine göre bazı Bazı ülkelere mal girişi öncesi talep edilen beyannameleri Online olarak doldurmak zorunluluğu var. Yüksek hacimde bilgi girişi için Robotlar bu Formları rahatlıkla doldurabiliyorlar, sizde esas işlerinizle yoğunlaşabilirsiniz.
Üretimde Robotlar
Dünyadaki tüm Üreticiler arz talebe göre Üretimi benimsemiş, siparişin Sisteme girilmesi ile Ham ve yarı mamulü alımları otomatik olarak Robotlar yapabiliyor. İhtiyacı Veri tabanında okuyarak sipariş sizin adınıza verebilir ardında Muhasebe programına kayıt altına alabilir.
RPA Projenizi planlarken ve uygularken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar:
• Otomasyon fırsatlarınızı tespit edin,
• Süreci inceleyin, tekrarlama sayısını, süreç maliyetini ve işlem süreleri kaydedin,
• Basit ve tekrara bağlı bir süreç seçin,
• Otomasyonu sağlayan Uygulama çözümleri inceleyin,
• Proje ekibi kurun,
• Geliştirmeyi yapın ve test edin,
• İstisnaları (Exception) belirleyin, hangi sorun karşısında Robot ne yapmalı, biz ne yapmalıyız ve Sistem kime bilgi göndermeli?
• Süreci izleyin, hataları Raporlayıp ve iyileştirme yapın,
• Robotik süreci belgeleyin, kullanacağı parametreleri güvenli bir yerde tutun,
• Sistemin yedeklenmesini planlayın,
• Sistemin bakımı için ekip içeresinde görevlendirme yapın,
• Personelinizi süreç hakkında eğitim verin,
• Robotunuzu devreye alın.
Size bunlar çok karışık geldiyse, gelin RPA Projenizi birlikte planlayalım!

ROBOTİK SÜREÇ OTOMASYONU (RPA) NEDİR?

RPA Nedir?

RPA güvenilen ve tekrar eden, kurallara dayalı çalışma görevlerini otomatikleştirilmesi demektir.
Bu görevler arasında sorgular, hesaplamalar, oluşturma ve güncelleme yer alır kayıtlar, form doldurma, rapor hazırlama, kesme ve yapıştırma ve veri taşıma gerektiren diğer yüksek hacimli ve rutin görevlerini gerçekleştirme uygulamalar arasında.
Geniş olarak bahsedecek olursak, mevcut yazılımların komutlarını komut dosyaları olarak tanımlanır, RPA yani
“robotlar” sayesinde kullanıcı arayüzünde çalışır. İnsanlar tarafından yapılan klavye tuşları ve fare tıklamaları taklit ederek uygulamalara giriş yapar, veri girer, hesaplamalar yapar ve oturumu kapatabilirler.
Ancak bir insanın yapacaklarının aksine, bot görevini tamamlamak için fiziksel bir ekrana ihtiyacı yoktur, sanal bir
ortamda görevin işlem adımlarının kesintisiz ve hızlı bir şekilde yürütebilir.

RPA botları işinizi öğrenebilir ve klonlanabilirler, RPA’yı Dijital İş Gücünüz olarak düşünün. Botlarınıza neyi nasıl yapmaları gerektiğini gösterin, sonra görevleri tıpkı sizin gibi yapılmasına izin verin!

RPA botları insanlarla aynı dijital beceri kümesine sahiptir ve herhangi bir sistem veya uygulama ile aynı şekilde etkileşime girebilir – kopyala-yapıştırmadan tutun verileri düzeltmeye ve hesaplamaya kadar her şeyi – bu nedenle temeldeki iş sistemlerini veya uygulamaları veya herhangi bir parçayı değiştirmeye gerek yoktur otomatikleştirmek için mevcut iş süreçlerinin robotlara alıştırmak yeterlidir.

RPA otomasyon çözümleri teknolojinin geleceğidir ve sıfır hata oranıyla yüksek hacimli tekrar eden görevleri yerine getirerek işletmelerin işletme maliyetlerini önemli ölçüde azaltmasını sağlar.

RPA’NIN FAYDALARI NELERDİR?

RPA‘ya yatırım avantajını birden çok etki alanından görülebilir. Anında ölçülebilir faydalardan en önemlisi hataların önemli oranda azaltılması gösterilebilir, rutin veya periyodik yapılan iş yükünün azaltılması, ayrıca ve uyumluluk ve denetim tasarruflarını içerir. Eğer dijital dönüşüm projeniz varsa RPA mutlaka değerlendirmeye alınmalıdır.

Hangi işler RPA için uygundur?

RPA her iş süreci için uygun değildir. Bir görevi otomatikleştirme kritik, uzun soluklu ve karmaşık iş süreçlere dayanır ve bu tür işleri genellikle BT’nin iştir. Peki hangi görev ve işlemler otomasyona uygundur?

Yüksek hacimli ve tekrarlanan rutin görevler,
Yapılandırılmış dijital verilere dayan işler,
İş kurallarına dayalı ve istisna durum oranları düşük veya hiç olmayan işler,
Kritik işlerde, İnsan hatası yapma olasılığı yüksek işler,
İşlem sürelerine çok duyarlı görevler veya dönemsel yoğunlukta yapılan işler olabilir.

Önemli: RPA uygulamadan önce İş süreçleriniz ve ilgili uygulamalarınız oturtmuş olmanızı
tavsiye ediyorum.

RPA için uygun süreçlerin ortaya çıkartılması

RPA fırsatları araştırırken şöyle bir yol haritası takip edebilirsiniz:
1. Sürecinizi temel ve alt süreçlerine ayırın,
2. Alt süreçleri gerçekleştirilen faaliyetlere göre ayırın,
3. Otomasyon potansiyelini önceden tanımlanmış süreç özelliklerine göre değerlendirin,
4. İstisnaları, değişkenleri ve manüel işlem ve muhakeme gerektiren adımları ayrıştırın,
5. Otomasyon karmaşıklığını gerekli temel adımlara göre değerlendirin,
6. Veri kaynaklarını ve Robotlar için gereken sistem, ekran ve alan sayısını ve her işlem için işlem sayıları not edin.
7. ERP Sistemleri ile çok ilişikli işlemleri otomasyonu düşünüyorsanız Süreç madencilik araçlarından yararlanın, böylece analiz eforunuzun %70 kadar azaltmış olursunuz.

RPA fırsatları ortaya çıkarmak istiyorsanız güncel iş süreç Modellerinizden yaralanın!

Kalite – Uygunsuzluk Yönetimi Süreci

Uygunsuzluk Yönetim faaliyeti
Bir Uygunsuzluk tespitine ve giderilmesine yönelik süreç örneği.

Süreç Hedefi
Sürecin hedefi, Şirketin iş süreçlerinde tespit edilen bir Uygunsuzluğu için düzeltici veya iyileştirici faaliyeti başlatmak.

İçerik
Uygunsuzluk yönetimi, tespit edilmiş uygunsuzluk veya potansiyel uygunsuzluk durumlarının saptanması ve olumsuzlukların giderilerek kalite yönetim sisteminin sürekli olarak iyileştirilmesi hedefleniyor.

Tetikleyici

Form – “Uygunsuzluk tespit Formu” karşılık gelir.

Eylemeler
Bu süreç içerisinde iki görevden birini tetikler: Düzeltici veya İyileştirici faaliyetlerinin oluşturulmasına sebep olur.

Tanımlar
Uygunluk: Bir şartın gerekliliğin yerine getirilmesi.
Uygunsuzluk: Bir şartın gerekliliğin yerine getirilememesi.
Saptanmış Uygunsuzluk: Uygunsuzluğun ortaya çıktığının tespit edilmiş olması.
UDF: Saptanmış bir uygunsuzluğun düzelterek ortadan kaldırılması için yapılan faaliyet.
DIF: Saptanmış bir uygunsuzluğun sebebinin tespit edilmesi ve uygun iyileştirmeler yaparak ortadan kaldırılması için yapılan faaliyet.

Şema-1: UDF Süreci (PDF olarak indir)

Şema-2: DIF Süreci (PDF olarak indir)

Şemadan da takip ettiğiniz gibi Sürecin ilerleyen bölümlerinde, Talebin önce ilgili Kalite Yöneticisi tarafından incelenir, Uygun bulunması durumunda Uygunsuzluk ile doğrudan ilişkisi bulunan Birim Yöneticisi görevlendirilir. Birim Yöneticisi sorunun “Düzeltici” faaliyet veya “İyileştirici” faaliyeti olup olmadığına karar verir.

Düzeltici faaliyet süreci ise;

Sorunu gidermek için aksiyon(lar) belirler ve sorunu gidermek için derhal gerekli çalışmalara başlar.
Sorunun giderilmesi ile Uygunsuzluğu tespit eden Personel tarafından kontrol edilir.
Yapılan çalışmaları değerlendirmek üzere kısa bir Anket doldurulur ve Uygunsuzluk bildirimi Kalite Yöneticisi tarafından kapatılır.

İyileştirici faaliyet süreci ise daha kapsamlı bir çalışma gerektirir, şöyle;

Öncellikle detaylı bir “kök-neden” araştırması gerçekleştirilir,
Kaynak planlaması (Gereksinimler, Bütçe ve Maliyet çalışması),
Risk değerlendirmesi,
Denetim kriterleri belirlenir,
Çalışma süreleri ve kullanılacak kaynakları içeren bir Aksiyon Planı hazırlanır.

Tüm bu Bilgiler öncelikle Kalite Yöneticisi ve gerek duyulması halinde Yönetimle paylaşılır. Uygun görülmesi durumunda planlanan çalışma başlatılır.
İyileştirme çalışmaları tamamlanınca Kalite Yöneticisi bilgilendirilir ve öncesinde belirlenmiş Denetim kriterleri dikkate alarak”İyileştirme faaliyeti” denetlenir. Uygun olması durumunda bir Teftiş Raporu hazırlanır, Dosya’ya eklenir ve DIF kapatılır.

Alanlar

[Tespit/Talep]
Referans takip Numarası,
Talep Bilgileri, (İsim, Görevi, Dept., talep Tarihi)
Uygunsuzluk tanımı ve soruna ait detaylı Açıklaması,
Uygunsuzluğun tespit edildiği yer (Lokasyon),
Durumu gösteren destekleyici ek Belge, Medya, link,
Uygunsuzluğun etki alanları (Süreç, maliyet, müşteri, ürün vs.),
Durumun önem derecesi ve çözümün gerekli olduğu Tarih.

[Değerlendirme]
UDF/DIF seçeneği ?
Kök-neden çalışma sonuçları
Aksiyon Planı
Maliyet ve Bütçe Kodu
Risk analiz sonuçları
Denetim kriterleri bilgileri
Yorum

Ana Makeleye geri dön