Arama:

Sigorta Poliçesi Düzenleme süreci

Bir sigorta poliçesinin düzenlenmesini (Hasar ihbarı) gösteren süreç örneği göstermek.

Süreç Hedefi

Sürecin hedefi, bir sigorta işlemi düzenleyip ardından poliçenin ödemesinin sağlamak.

İçerik

Genellikle sigorta işlemlerinin düzenlenmesi yüksek hacimli görevler olduğu için büyük bir ekip tarafından ele alınır.

Tetikleyici

Form – bir sigorta müşterisinin doldurulmuş Hasar ödeme Talep formu

Eylemler

Süreç yoğun bir işlem düzenlemesini beraberinde getirir. İşlem yoğunluğunu azaltmak adına, görevler farklı çalışan gruplarına bölünebilir. Böylece az deneyimli çalışanlar çabuk bitirilebilecek görevler üzerinde çalışırken şirketin deneyimli çalışanları da riskli ve zorlu görevleri yerine getirebilir.

Çoğu işlem yalnızca üst sıralardaki görevlerden geçer. Ancak sadece bazı işlemler: örneğin poliçe tutarının yüksek olduğu işlemlerde kontrol ve karmaşık talep düzenleme görevleri gereklidir.

Roller

  • Az deneyimli çalışan (junior çalışan) – talebi sınıflandırır ve basit poliçeleri düzenler.
  • Deneyimli çalışan (senior çalışan) – daha karmaşık poliçeleri düzenler.

Alanlar

  • Başvuru formu (dosya, gerekli alan) – tetikleyici form tarafından hazırlanıp, müşteri tarafından doldurulur.
  • Hasar ihbarı ispatları, Resim, İtfaiye Raporu (Yangın olduysa), Kasa raporu (Polis tutanağı) vs.
  • Toplam tutar (para tutarı, gerekli alan) – çalışanın formdan aldığı toplam talep tutarı.
  • Ödeme (para miktarı, gerekli alan) – onaylanan poliçenin ardından müşterinin alacağı para miktarı.

Kaynak: Signavio 

Ana Makeleye geri dön

Müşteri Hesabı oluşturma süreci

Süreç Hedefi

Sürecin hedefi, bir müşteri hesabını özel bir bankada açmak.

İçerik

‘Özel müşteri bankacılığı’nda, yüksek hacimli süreçleri standartlaştırıp optimize etmek  önemlidir. Müşteri iletişimi sürecin bir parçası olması halinde bu daha da önemli hale gelir. Bu bağlamda müşteri iletişimi açılan yeni hesap ile başlar.

Yeni müşteri kazanım süreci (onboarding) diğer hizmet endüstrilerine paralellik gösterir. Benzer süreçler örnek olarak; sigorta, telekomünikasyon ve enerji alanlarında da mevcuttur. Ancak her halükarda, müşteri uzun süreli bir hizmet teklifi için başvuruda bulunur, reddedilir veya onaylanır ya da belki de başlangıç paketi alır.

Sebep

Form- doldurulmuş bir müşteri talebi. Banka çalışanı bu belgeyi reddedebilir veya onaylayabilir.

Eylemler

Talebin onaylanması durumunda süreç, bir dizi kontrol ve sonrasında yeni hesabı oluşturacak bazı ödevlerden oluşur.

Yapısal olarak bu süreç belge paylaşımı sürecine benzerlik gösteriyor.

Roller

Talep sahibi – Müşteri bir hesap açmak istiyor.

Banka çalışanı – Banka Memuru, bütün hesap oluşturma sürecinden sorumludur.

Alanlar

Süreç başlangıcında aşağıdaki müşteri bilgileri mevcuttur:

  • Müşteri ismi (yazı, gerekli alan)
  • Adres (yazı, gerekli alan)
  • Doğum tarihi (tarih, gerekli alan)
  • E-posta adresi (E-posta adresi, gerekli alan)
  • İspat belgeleri (dosya, liste) – İkametgah ya da kimlik belgesi kopyası gibi ek belgeler.

Sürecin ilerleyen kısımlarında aşağıda yer alan bilgiler eklenir:

  • Hesap numarası (numara) – her yeni hesap için oluşturulur.

Uzantılar

Özel bir bankada gerçekleşecek olan gerçek bir hesap oluşturma süreci elbette çok daha karmaşık olacaktır. Pratikte birçok arka ofis sistemi, birçok görevi  otomatikleştirecektir. Bu sistemlerle gerçekleşecek bir entegrasyon, ek bilgi teknolojisi (BT) bilgisi gerektirmektedir.

Kaynak: Signavio 

Ana Makeleye geri dön

İşe alımında değerlendirme süreci

Personel Alımı

Personelin işe alımı hakkında süreç örneği.

Süreç Hedefi

Sürecin amacı, başarılı bir adaya iş teklifi götürmektir.

İçerik

Bir çalışanın işe alınması uzun zaman alabilir. Genellikle birkaç ay sürebilir ve sürece farklı insanların katılımını gerektirir. Çoğu zaman, işe alım ekibi aynı anda birçok başvuruyu değerlendirmesi gerekir. Bu süreç boyunca, röportaj yapmak ya da anlaşmanın düzenlenmesi, gibi görevleri uzmanlar yerine getirir.

Sebep

Form – başvuran kişinin özgeçmişini yüklemek.

Eylemler

Bir başvuru süreci, başvuru sürecinin devam ettirilmesi ya da reddedilmesi gibi bazı kararların verilmesini gerektirir. Bu basitleştirilmiş süreçte, mülakat ve özgeçmişin değerlendirilmesinden sonra bir karar verilir.

Eğer İnsan Kaynakları (İK) sorumlusu başvuruyu reddetme kararı alırsa, Sistem ret kararını içeren standart bir e-posta gönderir.

Roller

  • İnsan Kaynakları sorumlusu – Özgeçmişi değerlendirip mülakatı gerçekleştiren ve olası ret kararını veren kişi.
  • İşe alım konusunda yardımcı İK asistanı – röportaj görevlerini planlayan ve iş teklifini ileten kişidir. (Bu şemada rol olarak gösterilmedi ama eklenebilir)

Alanlar

  • Özgeçmiş (dosya, gerekli alan) – Adayın özgeçmişi Form üzerinden eklenecektir.
  • Adayın e-posta adresi (e-posta adresi, gerekli alan) – gerektiği takdirde Sistem otomatik bir ret e-postası göndereceği adres.

İyileştirmeler

  • ‘Değerlendirme Formuna’ başka belgelerin yüklenmesine izin verebilir. Örneğin ileti göndermek ve referanslar gibi.
  • Bir ‘Formu’ yerine, ‘tetikleyici e-posta’ kullanılabilir. Böylece özgeçmiş e-postanın eki yoluyla iletilebilir.
  • Eğer işletmenizin çok sayıda başvuru ile ilgilenmesi gerekiyorsa formdaki bazı alanları öncelikli hale getirebilirsiniz. Örneğin adayın işe başlama tarihi gibi.
  • Değerlendirme formuna, ön seçim adına gerekli olabilecek alanlar eklenebilir. Örneğin, sabıka kaydının olmaması, Yüksek Lisans mezunun, Referanslar gibi vs. şart ise bunun alanı oluşturulabilir.
  • Ayrıca, ek mülakatlar yapabilirsiniz. Örnek olarak görüntülü telefon görüşmesi, yerinde yüz-yüze bir iş görüşmesi ya da bir tanışma toplantısı düzenleyebilirsiniz.

Kaynak: Signavio 

Ana Makeleye geri dön

Fatura onay süreci

Süreç Hedefi

Ulaşan bir faturanın kontrol edilmesi ve gereken ödemeyi zamanında sağlamaktır.

İçerik

Müşteri ödemesini sağlamak her işletmede önemli bir süreçtir. Süreç, faturanın ulaşması ile başlar ve fatura zamanında ödenmezse sürecin içerdiği hatırlatıcılar devreye gider.

Tetikleyici

Form – ayrı bir süreçten olan ya da müşteri verilerinden alınan fatura bilgileri.

Eylemler

Bu süreç, müşterinin fatura bilgilerini bir ‘kullanıcı görevi’ üzerinden kaydeder. Signavio (Signavio Workflow Accelerator) daha sonra faturayı otomatik olarak e-posta ile gönderir. Bir başka görev ise, faturanın zamanında ödenip ödenmediğini kontrol eder.

Hatalara mani olmak adına, ‘fatura kontrol görevi’ hemen süreç başında başlatılır. Kontrol düzeneğinin temelini, örnek olarak, sipariş belgesi teşkil edebilir. Gerekli takdirde fatura düzeltilmiş bir nüshasıyla değiştirilir. ‘Fatura gönderme görevi’ faturayı müşteriye otomatik olarak gönderir. ‘Gelen ödeme kontrol görevi’ mali yönetici tarafından uygulanır. Müşteri son ödeme tarihine kadar faturayı ödemediyse, Signavio  otomatik bir hatırlatıcı gönderir. Müşteri, bu hatırlatıcıya da cevap vermediği takdirde süreç mali yöneticiye aktarılır.

Roller

Mali yönetici – Muhasebe departmanı içerisinde faturaların düzenlenmesinden sorumludur.

Alanlar

  • Fatura (dosya, gerekli alan) – ayrı bir süreç içerisinde düzenlenir ve genellikle PDF formatı kullanılır.
  • Müşteri e-postası (e-posta adresi) – bildirimler ve iletişim içindir.

Uzantılar

Son ödeme tarihinden önce devreye giren bir hatırlatıcı görev ekleyebilirsiniz.

Kaynak: Signavio 

Ana Makeleye geri dön

İzin talep süreci

Bir çalışanın izin günü talebinin onaylanmasını gösteren süreç örneği

Hedef Süreci

Sürecin hedefi, bir çalışanın izin günü talebini onaylamak.

İçerik

İşletmenin tatil dönemlerinde de sorunsuz bir şekilde işlemesini garanti altına almak için çalışanlar izin taleplerini onaylatmalıdır. Gelen talepler genellikle e-posta yoluyla sorumlu yöneticiye gönderilip bu talepler e-çizelge (spreadsheet) üzerinde düzenlenir. Bu çalışma biçimi, bilgilerin manuel olarak aktarılmasını ve düzenlenmemiş bir iletişimi beraberinde getirir.

İzin talepleri, yapısı önceden belirlenmiş formların paylaşımı adına iyi bir örnektir. İzin talebi, şirketteki birden fazla kişi arasında koordine edilmesi gereken görevlerden en basitidir.

Sürecin nispeten basit olmasına karşın, ‘e-çizelge ve e-posta’ kullanımı bazı sorunlara sebep olabiliyor. Düzgün ve verimli bir çalışmanın yalnızca merkezi bir koordinatör aracılığı ile mümkün olması; bu koordinatörün işletmede bulunmaması durumunda gerçekleşecek iletişim ve düzen problemlerini tetikleyecek ve süreci bir dar boğaza sokacaktır. Bu sebeple süreci, Sistem (Signavio Workflow Accelerator) üzerinden yapılandırmak daha mantıklıdır.

Tetikleyici

Form – çalışan ve izin talebinde bulunduğu günler.

Eylemler

Süreç bir görev ve bir karardan oluşur. Verilen kararın ardından gelecek görevler izin talebi sürecini devam ettirecek ya da sonlandıracaktır.

Göreve son teslim tarihi ekleyerek, süreç içerisinde zamandan tasarruf edinin

Roller

Talep eden – Çalışan

Birim Yöneticisi– Talebi onaylar

İK – Talebe ilişkin izin haklarını İnsan kaynakları Birimi tarafından denetlenir ve Personele ait SGK kayıtlarını tutar

Alanlar

  • Çalışan (kullanıcı, gerekli alan) – Talepte bulunan çalışan.
  • Başlangıç tarihi (tarih) – İznin başlangıç tarihi.
  • Bitiş tarihi (tarih) – İznin bitiş tarihi.
  • Sebep – İzinin sebebi (Yıllık, Cenaze, Doğum, Mazeret, ücretsi vs.)

Uzantılar

Süreci ek bir görev ile geliştirebilirsiniz: İznin onaylanamadığı takdirde, yöneticilerin ek bilgi ve değişiklik talep edebilmesini sağlayın. Bu, reddedilen tatil talepleri için her seferinde yeni bir sürecin başlatılmasının önüne geçer.

Buna ek olarak sürece, izin başlamadan önce sorumluluk aktarımını düzenleyen bir görev daha ekleyebilirsiniz.

 

Kaynak: Signavio 

Ana Makeleye geri dön