Kalite – Uygunsuzluk Yönetimi Süreci

Uygunsuzluk Yönetim faaliyeti
Bir Uygunsuzluk tespitine ve giderilmesine yönelik süreç örneği.

Süreç Hedefi
Sürecin hedefi, Şirketin iş süreçlerinde tespit edilen bir Uygunsuzluğu için düzeltici veya iyileştirici faaliyeti başlatmak.

İçerik
Uygunsuzluk yönetimi, tespit edilmiş uygunsuzluk veya potansiyel uygunsuzluk durumlarının saptanması ve olumsuzlukların giderilerek kalite yönetim sisteminin sürekli olarak iyileştirilmesi hedefleniyor.

Tetikleyici

Form – “Uygunsuzluk tespit Formu” karşılık gelir.

Eylemeler
Bu süreç içerisinde iki görevden birini tetikler: Düzeltici veya İyileştirici faaliyetlerinin oluşturulmasına sebep olur.

Tanımlar
Uygunluk: Bir şartın gerekliliğin yerine getirilmesi.
Uygunsuzluk: Bir şartın gerekliliğin yerine getirilememesi.
Saptanmış Uygunsuzluk: Uygunsuzluğun ortaya çıktığının tespit edilmiş olması.
UDF: Saptanmış bir uygunsuzluğun düzelterek ortadan kaldırılması için yapılan faaliyet.
DIF: Saptanmış bir uygunsuzluğun sebebinin tespit edilmesi ve uygun iyileştirmeler yaparak ortadan kaldırılması için yapılan faaliyet.

Şema-1: UDF Süreci (PDF olarak indir)

Şema-2: DIF Süreci (PDF olarak indir)

Şemadan da takip ettiğiniz gibi Sürecin ilerleyen bölümlerinde, Talebin önce ilgili Kalite Yöneticisi tarafından incelenir, Uygun bulunması durumunda Uygunsuzluk ile doğrudan ilişkisi bulunan Birim Yöneticisi görevlendirilir. Birim Yöneticisi sorunun “Düzeltici” faaliyet veya “İyileştirici” faaliyeti olup olmadığına karar verir.

Düzeltici faaliyet süreci ise;

  • Sorunu gidermek için aksiyon(lar) belirler ve sorunu gidermek için derhal gerekli çalışmalara başlar.
  • Sorunun giderilmesi ile Uygunsuzluğu tespit eden Personel tarafından kontrol edilir.
  • Yapılan çalışmaları değerlendirmek üzere kısa bir Anket doldurulur ve Uygunsuzluk bildirimi Kalite Yöneticisi tarafından kapatılır.

İyileştirici faaliyet süreci ise daha kapsamlı bir çalışma gerektirir, şöyle;

  • Öncellikle detaylı bir “kök-neden” araştırması gerçekleştirilir,
  • Kaynak planlaması (Gereksinimler, Bütçe ve Maliyet çalışması),
  • Risk değerlendirmesi,
  • Denetim kriterleri belirlenir,
  • Çalışma süreleri ve kullanılacak kaynakları içeren bir Aksiyon Planı hazırlanır.

Tüm bu Bilgiler öncelikle Kalite Yöneticisi ve gerek duyulması halinde Yönetimle paylaşılır. Uygun görülmesi durumunda planlanan çalışma başlatılır.
İyileştirme çalışmaları tamamlanınca Kalite Yöneticisi bilgilendirilir ve öncesinde belirlenmiş Denetim kriterleri dikkate alarak”İyileştirme faaliyeti” denetlenir. Uygun olması durumunda bir Teftiş Raporu hazırlanır, Dosya’ya eklenir ve DIF kapatılır.

Alanlar

[Tespit/Talep]
Referans takip Numarası,
Talep Bilgileri, (İsim, Görevi, Dept., talep Tarihi)
Uygunsuzluk tanımı ve soruna ait detaylı Açıklaması,
Uygunsuzluğun tespit edildiği yer (Lokasyon),
Durumu gösteren destekleyici ek Belge, Medya, link,
Uygunsuzluğun etki alanları (Süreç, maliyet, müşteri, ürün vs.),
Durumun önem derecesi ve çözümün gerekli olduğu Tarih.

[Değerlendirme]
UDF/DIF seçeneği ?
Kök-neden çalışma sonuçları
Aksiyon Planı
Maliyet ve Bütçe Kodu
Risk analiz sonuçları
Denetim kriterleri bilgileri
Yorum

Ana Makeleye geri dön

draw.io ile dilediğini tasarla

Draw.io ile hemen her şeyi ve istediğiniz şekilde tasarlayabilirsiniz, ister hazır örneklerden yola çıkın yada sıfırdan tasarlayın. Draw.io ile tasarımlarınızı GoogleDrive, Dropbox, OneDrive veya lokal Diskinizde saklama imkanı veriyor. Jira ve hemen her uygulama ile entegre edebilir veya uygulamanıza mevcut Sitenize gömebilirsiniz. Denemek için buraya tıklayınız.

Neleri tasarlayabilirim?

  • - BPMN diyagram
  • - Mockup tasarımı
  • - UML diyagramı
  • - Network diyagramı
  • - İş akış şemaları
  • - Ağaç diyagramı
  • - Zihin haritaları
  • - İlişki diyagramları
  • - Gantt Şeması
  • - Kabinet tasarımı
  • - Sıra diyagramı

Ücretsiz tasarım araçları

bpmn.io

BPMN 2.0 editör

Web sitenizde BPMN 2.0 şemalarınızı online oluşturmak & görüntülemeniz için bu uygulamayı kullanın. İhtiyaca göre bpmn-js (Java) olarak indirebilir ve uygulamanıza doğrudan gömebilir. Ayrıca kendi tasarım aracınızı geliştirme imkanlarından faydalanabilirsiniz. Hemen dene

bpmn.io

DMN 1.1 editör

Eğer karar şemaları yani DMN diyagramları oluşturmak isterseniz, karar tablolarınızı veya hazır ifadelerinizi görüntülemek için dmn-jskullanın. Yine BPMN 2.0 da olduğu gibi DMN editörü uygulamanıza gömebilir ve daha sonra ihtiyacınıza göre özelleştirebilirsiniz. Denemek için buraya tıklayınız.

bpmn.io

CMMN 1.1 editör

Web sitenizde CMMN 1.1 (Vaka tasarımı) diyagramları oluşturmak  veya görüntülemek için bu aracı kullanabilir yine aynı şekilde cmmn-jsindirebilir veya bu editörü uygulamanıza gömebilirsiniz. Uygulamayı indirmek veya daha fazla bilgi için buraya denemek için buraya tıklayınız.

BPMN diyagramlarınızda ortak çalışmak ister misiniz?

BPMN diyagramlarınızı ekibinizle birlikte tasarlamak, tartışmak ve paylaşmak için ücretsiz Cawemo'yu deneyin. Mevcut BPMN diyagramlarını kolayca yükleyebilir veya doğrudan tüm tasarımlarınızı Cawemo'dan oluşturabilirsiniz - Şimdi ücretsiz deneyin.

 

CMMN nedir?

Kurum ve Kuruluşlar, verimliliği artırmak ve hataları azaltmak için çalışma biçimlerinde daima iyileştirmeler yapmaktalar. Bu çalışmalar arasında, öngörülebilir ve yapılandırılmış iş akışlarını takibe alarak analiz sonrası süreçlerinde sürekli iyileştirilmesini sağlanıyor.  Peki bu çalışmaları yürütürken karşınıza, sabit bir sürecin değişkenlerine tam cevap veremediğimizde ne yapmalı?

Bu gibi durumlarda sorunu tam olarak anlayabilmemiz için farklı bir model yaklaşımı gerekiyor.- Tam burada CMMN işinize yarayabilir!

CMMN = “Case Management Model and Notation” yani “Vaka Yönetimi Modeli”

CMMN, değişen durumlara ve öngörülemeyen bir sırada gerçekleştirilebilecek çeşitli faaliyetleri “VAKA” çerçevesinde değerlendirilmesi için kullanılan grafiksel bir Metodudur. CMMN “Olay merkezli” bir yaklaşım ile BPMN’nin statik sınırlarını genişletebiliyor. İkisini bir arada kullanarak çok daha geniş bir bakış açısı sağlayabilir.

Örneğin, bir Otelin misafiri, giriş ve çıkış işlemleri her zaman aynı süreçten geçebilir, oysa Odayı temizlemek için düzenli görevler bile Olaya göre günden güne değişebilir.

CMMN ilk kez 2014 Yılında OMG.org tarafından geliştirilip yayınlanmış. Güncel olan 1.1 (2016) sürümünden anlayacağınız gibi nispeten yeni bir standarttır ve İş süreçlerinde daha fazla esneklik sağlamak için geliştirilmiştir. Bu standarttı kullanarak süreç sahipleri kolaylıkla yeni bir vaka tasarımı hazırlayabilir veya mevcut bir vakanın analizi yapılabilir. Model sade ve BPMN gibi kuralları değil, Görevlere ve ona ait bağımlılıklarına odaklanıyor. Bir Vakayı tetiklemek için bir olaya, göreve veya aşmaya (hedef taşına) ihtiyaç duyulur. Dediğimiz gibi CMMN’nin en belirgin özelliği ise bir göreve ait tüm bağımlılıkları gösterebilmenizdir.  Örnekte görüldüğü gibi önce” kirli havlu ve Çarşafları çıkar” (Bağımlılık) sonra yenisi ile değiştir (Ana görev). BPMN modelinde ise bunu tek bir Görev olarak belirtmem yeterlidir, yani “Havlu ve Çarşafları değiştir”.

CMMN, bir problemin akışını modellemeye çalışmıyor; İstedikleri sonuçları belirlerler, yani BPMN gibi iş akışı kontrol ederek  nasıl olmasını gerektiğini değil, arzuladığımız hedef ne olması gerektiğini belirtir.

CMMN Şema-1: Hotel Oda Servisi Vakası

 BPMN Şema-2: Hotel Oda Servisi Süreci

Özetlersek, CMMN’nin kullanım amacı;

  • Süreç içerisinde doğrudan bir iş akışa dahil olamayan değişken görevler olması durumunda.
  • İş sürecinize ait Görevleri ve hedef -taşları şeffaf bir şekilde modellemek.
  • Süreç akışına değil, daha çok olayları odaklanır.
  • Tasarım ortamında Görevlere arasında öncelikleri kolayca belirtmek.
  • Varsa, Göreve ait bağımlılıklarınızı (alt-görev veya destek görev) ortaya çıkarmaktır.

Kendi Vakalarınızı tasarlamak isterseniz,  Camunda BPM ücretsiz kullanabileceğiniz bir Modelleme aracı sunuyor ve buradan indirebilirsiniz. Bu Araç BPMN, DMN ve CMMN gibi Modelleme desteği bulunuyor. CMMN Notasyonu daha yakından tanımak için;

  1. Knut Hinkelmann’nın yayınladığı (PDF) kaynağını buradan ulaşınız.
  2. Veya doğrudan OMG’nin referanslarına ulaşmanızı tavsiye ederim.

Kaynak referanslar: Signavio CMMN, Visual Paradigm, OMG

Önerilen Tasarım araçları: Trisotech Enterprise Suite, Signavio Process Manager

👏

İş bağlantıları takip süreci

İş Bağlantıları Takibinin Sağlanması

Satış fırsatı (sales-opprtunity) sağlayacak bir iş bağlantısının kurulmasına yönelik süreç örneği

Süreç Hedefi

Satış fırsatı oluşturacak bir iş bağlantısı kurun.

İçerik

Satış müdürleri, genellikle hem nitelikli hem de spontane temas ettikleri iş ortaklarıyla birçok toplantı düzenlerler. Bu nedenle nitelikli kişiler ile kurulan iş ortaklıklarını arttırmak adına bir sınıflandırmanın yapılması şarttır. Geleneksel olarak, bu sınıflandırma kartvizitlerin üzerine alınan notlarla yapılır. Örneğin, bir bağlantının şimdi, sonra ya da hiçbir zaman kurulmayacağı not alınabilir. Sınıflandırmaya göre, doğrudan bir toplantı yapmak için anlaşılabilir ya da nazik bir e-posta gönderilebilir. Signavio İş Akışı Hızlandırıcısı, büyük bir satış-hattı görevi (Sales-Pipeline Tool) oluşturmak yerine, size süreci yapılandırıp merkezi olarak yönetmenize olanak tanır.

Tetikleyici

Form – Kişinin iletişim bilgileri özelleştirilir ya da direkt bir kartvizit taraması da yapılabilir.

Eylemler

Süreç, iş toplantısının sonucunu belgeleyerek bu sonuç ışığında kurulan bağlantıları bir sınıflandırma içerisine sokar.

Roller

Satış Uzmanı– Bir iş geliştirme ve satış ekibi çalışanıdır. Bu, süreç çalışanlar arası bir işbirliği gerektirmediği için bulunan tek roldür.

Alanlar

Sürecin temel verileri, satış müdürünün sınıflandırma ve bağlantı takibi için ihtiyaç duyduğu bilgilere dayanmaktadır.

  • Bağlantının adı (yazı, gerekli alan) – Potansiyel müşterinin adıdır.
  • Telefon numarası (metin) – Satış müdürü ayrı bir defter tutmuyorsa bağlantının numarasını içerir.
  • İş ünvanı, firma (yazı) – Satış yöneticisinin, bağlantıyı sınıflandırma esnasında dikkate alabileceği ünvanı.

Uzantılar

Satış sürecini, bir sonraki adımı da kapsayacak şekilde geliştirebilirsiniz. Örneğin, ürün tanıtımının yapılması. Toplantı bulguları, bir sekreter ile koordinasyonu gerektirebilir. Böylece ürün tanıtımı bir ürün uzmanıyla işbirliğini gerektirir.

Kaynak: Signavio 

Ana Makeleye geri dön