10 Örnekle Süreç Otomasyonu!

Şirketinizde günlük işleri nasıl hallediyorsunuz? Otomatikleştirilebilen süreçler mevcut mu? Makale serisi bu konu üzerine eğilecek. Bugün size, izin istemeden kadrolaşmaya oradan da fatura hazırlamaya kadar kendi şirketinizde kullanabileceğiniz 10 basit iş akışı örneği sunacağız.

Şirketinizde günlük işleri nasıl hallediyorsunuz? Otomatikleştirilebileğinizi düşündüğünüz süreçler var mı? Makale serisi bu konu üzerine eğilecek. Bugün size, izin istemeden işe alımından tuttun oradan da fatura hazırlamaya kadar kendi şirketinizde kullanabileceğiniz 10 basit iş akışı örneği sunacağız.

Yeni başlayanlar için Süreç Otomasyonu

İşletme içerisinde süreç otomasyonu, iş akışının tekrarlanan yanlarını takımlar arası etkili biçimde koordine etmeye yardımcı olur. Süreç otomasyonunun anlamı: İş sürecini modelleyip bir iş Akışı-Yönetim-Sistemi tarafından kontrol edilmesidir. Ancak ‘başlangıçlar zordur’ ilkesi süreç otomasyonu için de geçerlidir. Bu sebeple başlangıç için birkaç iş akışı örneği derledik.

Her iş akışı bir süreç hedefi ile başlar. Bir sürecin nasıl uygulanacağını ve uygulayabilmek için hangi şartların yerine getirilmesi gerektiğini belirleyin.

İş akışı tanımları arasında:

  1. Bir sürecin tetikleyicisi,
  2. Her bir süreç adımının ‘süreç diyagramı’nda kaydedilmesi,
  3. Uygulamaya konulan adımlara dahil olan tüm çalışanların pozisyonları hakkında bilgiye hakim olmak,
  4. Bir süreç adımı boyunca doldurulan her bir form alanı ilgili durum veya vaka hakkında bilgi içermesi yer alır.

Burada sözü geçen Vaka (Case) ise şöyle açıklayalım;

Bir kurumun belirli bir zaman dilimi içerisinde bir sorunu çözmek için kullandığı tüm aksiyonlar, geliştirme süreçleri, işlemler, siparişler veya hizmetler bir durum olarak tanımlanmaktadır. Bir dava farklı bilgi, süreç, kural, belge ve değerlendirmeyi bir araya getirir ve bir şirketin içinde ve dışında farklı kişileri içerebilir. Etkin vaka yönetimi, bir organizasyon içindeki verimliliği ve performansı artırmaya yardımcı olabilir.

Bu blog yazısında sizlere pratikte sıkça karşılaştığımız senaryoları aktaracağız. Basitçe linke tıklayarak dilediğiniz konu hakkında bilgi alabilirsiniz.

  1. İzin talep süreci
  2. Belge paylaşma süreci
  3. Hesap onaylama süreci
  4. Personel temini süreci
  5. Personeli yerleştirme süreci
  6. Müşteri hesabı açma süreci
  7. (Sigorta) Hasar ihbar süreci
  8. Sipariş süreci
  9. Fatura oluşturma süreci
  10. İş bağlantıları takip süreci (CRM)

1. İzin talep süreci

İzin talebi yönetimi, süreç modelleme alanında giriş aşaması sayılır. Otomatikleştirilmiş bir ‘Signavio Workflow Accelerator’ aracılığıyla, çizelge ve e-maillere gereksinim duymadan basitçe ihtiyacınız olan tüm adımları takip edebilirsiniz.

Süreç hedefi: Çalışanlarınızın arzu ettiği izin günlerini Yönetici ve İK tarafından onaylatmak.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: İzin talep süreci

2. Belge Yayınlama

Yayınlar, iş akışlarının ayrılmaz birer parçasıdır. Burada bir yayın sürecinin basitçe nasıl uygulandığını göreceksiniz. İzin talepleri dilekçe temelliyken belge yayınlama süreci daha karmaşık ilerler: Belgeler ‘Signavio Workflow Accelerator‘ aracılığı ile sürece dahil edilip farklı süreç adımlarına yönlendirilir: Üzerinde çalışılan dijital belgenin Google Drive’da saklanması ya da sürece dahil çalışanlara gönderilmesi büyük önem teşkil edebilir.

Süreç hedefi: Size gönderilen belgeyi gerekli düzeltmelerin ardından yayın akışına sokmanız.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Belge paylaşımı

3. Fatura Onay süreci

Dilekçe bazlı yayınlar yalnızca insan kaynakları departmanı dışında da kullanışlıdır. Yönetim alanındaki çalışma süreçleri de otomatikleştirilip sürece dahil olanlar için basitleştirilebilir. Fatura onay süreci de bu tür iş akışları için basit bir örnek oluşturur.

Süreç hedefi: Gelen ödemeleri (Faturaları) kontrol edip dolaşıma sokmak.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Fatura Onay süreci

4. Açık bir iş pozisyonu doldurmak

Otomatikleştirilmiş süreçler özellikle insan kaynakları departmanı için faydalıdır. Çünkü bu alanda birçok standartlaştırılmış iş akışı mevcut. Bu süreçler şirketlere göre değişkenlik gösterir. Bu nedenle standart bir yazılım çözümü her zaman kullanışlı olmaz. Gündelik iş akışında, tüm İK çalışanları personel süreçlerine yön verir. Bu sebeple esnek bir yazılım çözümüne ihtiyaç duyarlar. ‘Signavio Workflow Accelerator‘ süreçleri düzenlemeye ve gerçekleşen hertürlü değişikliği kronolojik bir sıra içerisinde anlamamıza olanak tanır.

Süreç hedefi: İşletmenizdeki açık bir pozisyonu doldurması.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Personel işe alımı

5. Çalışanların işe alım süreci

Her şirketin işe alım için farklı bir yaklaşımı vardır. Bütün bu farklı yaklaşımların yanı sıra insan kaynakları sorumlularının, bütün şirket için mühim olan bir işe alım süreci oluşturmaları gereklidir. Bu iş akışı örneğinde odak boş bir pozisyonu doldurmakta değil aksine girişi sağlanan bir başvurunun değerlendirilmesindedir. Bu süreç bir iş ilanın uzun bir süre yeteri kadar başvuru çekmemesiyle önem kazanır.

Süreç hedefi: Sizi en çok ikna eden kişiye iş teklifinde bulunmaktır.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Personel seçimi ve iş alım süreci

6. Müşteri Hesabı Oluşturma

Otomatik gerçekleşen iş akışları doğrudan müşteriler ile irtibat halinde olan ekipler için mühimdir. Bu takımlar, şirkete özel yöntemler ile çalışıp muhatap oldukları kişilerle direkt temas halindedir. Burada banka için oluşturulmuş bir ‘yeni müşteri süreci’ görüyorsunuz. Bu süreç farklı branşlardan gelen yeni müşteri kazanımı için kullanılabilir.

Süreç hedefi:  Müşterilere yönelik yeni banka hesapları oluşturmanız.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Müşteri Hesabı oluşturma süreci

7. Hasar ihbarı işlemi (Sigorta)

Hasar ihbar süreci genellikle sektöre özgü kullanılır. Süreç yönetimi açısından ‘standartlaştırılmış yazılımsal çözümler’ genellikle söz konusu olan ihbarı süreçlere entegre etme konusunda kısıtlı fırsatlar sunar. Sigorta endüstrisi karmaşık süreçlerin sistematik gözükmesine iyi bir örnek teşkil eder. Burada karmaşık görevlerin sade süreç adımlarına nasıl bölündüğünü görebiliriz.

Süreç hedefi:  Müşterinizin ödeme alabilmesi için bir hasar ihbarının değerlendirilmesi ve tazminatın ödenmesi.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Sigorta Poliçesi Düzenleme süreci

8. Ürün Siparişini Düzenle

Bu iş akışı örneği diğer senaryolardan farklıdır. Süreç, e-mailinize gelen doldurulmuş bir dilekçe ile başlar. Bu, gerçekleşecek bütün diğer eylemlerin tetikleyicisidir. Örneğin bu e-mail, sipariş@örnek.com adında bir dağıtıcıya gönderilir.

Süreç hedefi:  Bir müşteri siparişi düzenler, örneğin talep edilen ürünleri müşteriye gemiyle gönderir faturayı oluşturup iletirsiniz.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz:  Sipariş Yönetim süreci

9. Fatura Oluşturma

Sağlanan bir hizmetin ödemesini almak, süreç otomasyonu konusunda kullanılabilecek anlamlı ve işletme açısında kritik bir senaryo oluşturur. Yerine getirilmeyen görevler, geciken teslimatlar ya da aksatılan bildirimler faturanın oluşturulmasını geciktirebilir. Otomatikleştirilen bu süreç sayesinde gecikmenin getirdiği olumsuzlukların önüne geçilebilir. Görüyorsunuz ki e-mail bildirimleri ve teslim tarihleri otomatik olarak kontrol edilebilir.

Süreç hedefi: Bir faturayı gönderir ve ödemenin alınmasını sağlarsınız.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Fatura Onay süreci

10. İş Bağlantıları Takibi

İşletme içerisinde gündelik rutin olarak geçen süreçler de otomatikleştirilebilir. Bu iş akışını ekibinizin yeni ilgi alanları yaratma konusunda nasıl kullanabileceğini görebilirsiniz.

Süreç hedefi: Yeni kazandığınız bir bağlantıyı satış fırsatına çevirin.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: İş bağlantıları takip süreci

Evet şimdi sıra sizde, kendi iş akışı örneklerinizi kendiniz oluşturun!

Bu 10 senaryo, yazılım tabanlı iş akışı yönetiminin faydalarını göstermektedir. Bir tık ile Signavio kayıt olup ücretsiz 30 gün deneyebilir ve kendi iş alkışlarınızı ve kendi senaryolarınızı tasarlayabilirsiniz. Bunu yaparken size iyi eğlenceler diliyoruz!

Sorularınız mı var? info@kolaybpm.com adresine sorularınızı iletebilirsiniz.

Kaynak: Signavio

Tercüme: Cem Denny