Arama:

Belge paylaşımı

Belge paylaşımı hakkında süreç örneği

Süreç Hedefi

Süreç hedefi, gerekli takdirde revize edildikten sonra belgenin paylaşılmasıdır.

İçerik

Çalışanlar, maliyet hesaplarını yöneticilerinden onaylatmaları gerekir. Ancak belgeler e-posta yoluyla gönderildiği zaman yöneticilerin denetleme ve takip etmesi zorlaşır. Çalışanlar fatura hesaplarını genellikle, maliyetlerin listelendiği bir e-tablo (Spreadsheet) ile gönderirler.

Aynı zamanda çalışanlar, yöneticiler tarafından paylaşılması gereken öneri ve teklif belgeleri de hazırlarlar. Bu noktada belgelerin çeşitli varyasyonlarından dolayı belgelerin idaresinde sorunlar ortaya çıkabilir.

Ödev formları, süreç belgelerine örnek teşkil eder. İş süreçleri, belgeleri, genellikle süreçlerde kilometre taşılarını kaydetmek için kullanır. Yöneticiler genellikle belirli işlemlerin tamamlandığından emin olmak için paylaşım süreçlerini kullanır ve belgeyi oluşturan kişiyle e-posta yoluyla iletişim kurar. Belge paylaşım sürecini, fazla sayıda belge paylaşımı yönetmeniz ya da merkezi koordinasyona ihtiyacınız varsa kullabilirsiniz.

Sebep

Form – yüklenen belge ve belgeyi oluşturan kişi.

Eylemler

Süreç, paylaşımın reddedildiği ya da onaylandığı ‘belge kontrol-görevi’ (task) tarafından düzenlenir. Belge paylaşımının reddedilmesi üzerine süreci, ‘belge düzeltme’ görevi izler. Bu noktada belgeyi oluşturan kişi sorumludur. Belgeyi oluşturan kişi, belgenin düzeltirmiş biçimini hazırda bulundurmalıdır.

Bir son kullanma tarihi belirleyerek ve ‘otomatik hatırlatıcıları’ yapılandırarak işlerin süresini en aza indirebilirsiniz. Belge kontrol-görevi için oluşturulan bir kritik durum seçeneği, belgeyi inceleyecek asıl kişinin (reviewer) olmaması durumda gecikmelerin önüne geçer.

Roller

Mevcut olan iki görev iki farklı role karşılık gelir:

  • Belgeyi inceleyen kişi (Yetkili) – Paylaşım kararını verir. Genellikle bir yöneticidir.
  • Belgeyi oluşturan kişi (Editör) – Belgeyi oluşturur. Eğer süreç çalışanın görevini belirliyorsa  Sistem otomatik olarak belgeyi oluşturan kişiye düzenleme için sorumluluk verir.

Alanlar

  • Belge (Dosya, gerekli alan) – Paylaşılacak dosyadır. Belgeyi oluşturan kişi, belgenin ilk halini sebep-formuna yükler. Her belge düzenleme görevi için Signavio İş Akışı Hızlandırıcısı belgenin yeni bir biçimini hazırlar.
  • Belgeyi oluşturan kişi (kullanıcı, gerekli alan) – Belgeyi oluşturan kişinin görev ataması ve bilgilendirilmesi için kullanılır.

Uzantılar

Belgenin okuyucusu, Signavio İş Akışı Hızlandırıcısı (Signavio Workflow Accelerator) haricinde belgeye erişim sağlamak isteyebilir. Belgenin paylaşılmasının ardından sürece, belgeyi e-posta yoluyla ileten ya da arşivleyen bir entegrasyon görevi ekleyebilirsiniz.

Arşivleme aşaması için, Google Drive ya da başka bir depolama alanına görevi ekleyin. Böylece başka okuyucular için belgenin bir kopyası kaydedilir. Ancak belgenin mevcut olduğundan haberdar olmak adına okuyucuların bir bildirime ihtiyacı vardır. Bir e-posta gönderme görevi, belgeyi oluşturan kişiyle diğer paydaşlara belgenin paylaşıldığını bildirir. İlgili e-posta şablonu, inceleyen kişilerin yorumlarını kapsar ve belgeye eklenebilir. Bazı durumlarda e-postayı bir dağıtım listesine göndermek faydalı olabilir.

Kaynak: Signavio

Ana Makaleye geri dön

Personel işe alımı

Personelin/çalışanın işe alımı hakkında süreç örneği.

Süreç Hedefi

Sürecin amacı, başarılı bir adaya iş teklifi götürmektir.

İçerik

Bir çalışanın işe alınması uzun zaman alabilir. Genellikle birkaç ay sürebilir ve sürece farklı insanların katılımını gerektirir. Çoğu zaman, işe alım ekibi aynı anda birçok başvuruyu değerlendirmesi gerekir. Bu süreç boyunca, röportaj yapmak ya da anlaşmanın düzenlenmesi, gibi görevleri uzmanlar yerine getirir.

Sebep

Form – başvuran kişinin özgeçmişini yüklemek.

Eylemler

Bir başvuru süreci, başvuru sürecinin devam ettirilmesi ya da reddedilmesi gibi bazı kararların verilmesini gerektirir. Bu basitleştirilmiş süreçte, mülakat ve özgeçmişinin değerlendirilmesinden sonra bir karar verilir.

Eğer İnsan Kaynakları (İK) sorumlusu başvuruyu reddetme kararı alırsa, Sistem ret kararını içeren standart bir e-posta gönderir.

Roller

  • İnsan Kaynakları sorumlusu – Özgeçmişi değerlendirip mülakatı gerçekleştiren ve olası ret kararını veren kişi.
  • İşe alım konusunda yardımcı İK asistanı – röportaj görevlerini planlayan ve iş teklifini ileten kişidir.

Alanlar

  • Özgeçmiş (dosya, gerekli alan) – Adayın özgeçmişi Form üzerinden eklenecektir.
  • Adayın e-posta adresi (e-posta adresi, gerekli alan) – gerektiği takdirde Sistem otomatik bir ret e-postası göndereceği adres.

İyileştirmeler

  • ‘Sebep Formu’ başka belgelerin yüklenmesine izin verebilir. Örneğin ileti göndermek ve referanslar gibi.
  • Bir ‘Formu’ yerine, ‘tetikleyici e-posta’ kullanılabilir. Böylece özgeçmiş e-postanın eki yoluyla iletilebilir.
  • Eğer işletmenizin çok sayıda başvuru ile ilgilenmesi gerekiyorsa formdaki bazı alanları öncelikli hale getirebilirsiniz. Örneğin adayın işe başlama tarihi gibi.
  • Sebep formuna, ön seçim adına gerekli olabilecek alanlar eklenebilir. Örneğin, geçerli bir iş vizesi şart ise bunun alanı oluşturulabilir.
  • Ayrıca, ek mülakatlar yapabilirsiniz. Örnek olarak görüntülü telefon görüşmesi, yerinde yüz-yüze bir iş görüşmesi ya da bir tanışma toplantısı düzenleyebilirsiniz.

Kaynak: Signavio

Ana makaleye geri dön