Arama:

Süreç Yönetimi ve İşletmelerdeki Kazanımları

SÜreç Yönetimi

Yüzyıllar önce işler bireyler üzerinden yürüyordu. Yani süreç açısıyla bakarsak, iş bölümü kavramı oluşmamış, çalışanlar işin tüm parçalarını uçtan uca yapıyordu. Bu da aynı kişilerin araştırma yapması, ürünü yaratması, satması ve dağıtması anlamına geliyordu. Bugünkü küçük işletmeler gibi denilebilir. Daha sonraki yıllarda Adam Smith’in iş bölümü (“Division of Laber”) kuramını ortaya koyması ile bugün iş fonksiyonları dediğimiz (görevleri yerine getirmek için yapılan aktiviteler) yapıyı oluşturmuş ve bugünkü çalışma yapısının temelini yaratmıştır. Ama gün geçtikçe şirketler, ürün/hizmet ve pazar payı açısından segmentlere ayrılmış ve kompleks bir yapı halini almaya başlamıştır. Bu kompleks yapının yönetimi de giderek zorlaşmıştır. Bu yönetimi yapabilmek içinde arayışlar başlamış ve metodojiler beraberinde gelmiştir. 19. Yüzyılın başlarında  Frederick Winslow Taylor(standardization of process), “süreçlerin standartlaştırılması”, Taylordan esinlenen Peter Drucker’da (simplification and decentralization),” basitleştirme ve yetki dağıtımı” adı altında kuramları ortaya çıkarmışlardır. Bunlarla sınırlı olmayıp, daha birçok terminoloji ve metodoloji süreçlerin yönetimi ve efektif hale getirilmesi için ortaya çıkmıştır. Günümüzde ise, metodolojilere ek olarak teknoloji çözümlerinin hızla gelişmesiyle, süreç yönetimi sistemleri geliştirilmiş ve bu sistemlerle süreç modelleme, süreç haritalandırma, iş akış şemaları gibi tekniklerinin uygulanması sağlanmaktadır.

Organizasyonlar yaşayan organizma gibidirler. Bu yüzden gelişim gösterebilmesi için sürekli olarak değişime uğrarlar. Bu rekabet ve değişim ortamında, işletmelerin ürün ve hizmet oluşturmak için, sahip oldukları insan, makine bilgi, para gibi kaynakları işleyip, katma değer katarak oluşturdukları eylem ve işlem dizilerine süreç denir.  İşletmeler süreçlerini sürekli değişen dinamik çevre ortamında, sürdürülebilir başarı ve rekabet edebilir düzeyde kalabilmesi için, analiz etmeli ve geliştirmelidir. Çünkü süreçler organizasyonda işin nasıl yapıldığını, nasıl para kazanıldığını, nasıl katma-değer yaratıldığını, nasıl hedefleri karşıladığını, nasıl hedeflere ulaşıldığını ve daha nicesini içerirler. Bu yüzden süreçler, organizasyonların stratejik niyetlerini gerçekleştirmede kullanılan yoldur.

Her organizasyon içinde hedeflerini karşılamak için tasarlanmış iş yapış şekilleri vardır. Ama bazı iş yapış şekillerinin tasarlanma aşamasında göremediğimiz ve yürütme aşamasında yanlış değerlendirdiğimiz yavaş, verimsiz, mükerrer, gereksiz ve güvenilmez durumlar oluşur. Bu durumları belirleyip, ortadan kaldırmak için şirketlerin, sahip olduğu süreçlerinin düzenli olarak izlenmesi, geliştirilmesi ve sürdürülebilir olması için yapılan sürekli analiz, değerlendirme yönetimi çalışmaları yani süreç yönetimi faaliyetleri kaçınılmazdır. İç ve dış çevresel faktörlerin etkisi ve sürekli gelişen teknoloji ile kuruluşların yönetimlerinde ve teknik uygulamalarında değişikliler meydana gelir. Bu değişikliklerin ve uygulamaların, süreçlere entegre edilmesi azami önem taşımaktadır. Bunun için süreç yönetimi ile süreçlerin detay incelenmesinde modeller, ölçümler, analiz ve değerlendirmeler yapılarak, daha iyi performans oluşmasını sağlayacak iyileştirmeler belirlenir.

Süreç yönetimi nin şirketlere çoklu kazanımları vardır:

  • Kurum/Kuruluş önceliklerine sistematik bir yaklaşım getirir. Yönetici ve çalışanlar sadece kendi birimlerinin faaliyetleri ile değil ortak strateji ve hedefler doğrultusunda bütünsel yönetim bakış açısı kazanıp, diğer birimler ile entegre çalışırlar ve sadece kendi fonksiyonlarını değil, bütün sürecin geliştirilmesinde rol oynarlar.
  • Süreçlerin analizi, katma değer yaratmayan aktivitelerin belirlenmesini sağlar ve Katma değer yaratmayan aktiviteler ortadan kaldırılarak kaynakların daha etkin kullanımı sağlanır.
  • Süreçler esneklik kazandığı için, sürekli değişime  hızlı adaptasyon sağlanır.
  • Etkin ve güncel süreçlerin oluşması ile çalışan memnuniyeti sağlanır.
  • Süreçlerin standardizasyonunu sağlayarak bilgilerin güvenirliğini ve zamanında yayılmasını sağlar. Önemli ve zamana duyarlı iş kararları için doğru veri hızlı bir şekilde alınır.
  • Süreçlerin sürekli ola izlenmesi ve ölçülmesi ile süreç performanslarının geliştirilmesi sağlanır.,
  • Kurum çalışanlarının, sistemlerin ve diğer kaynakların etkin bir şekilde kullanılmasının sağlanması ile kurumun verimliliğinin artırılması sağlanır.
  • Süreçlerin her bir adımında kimin sorumluğu olduğu, hangi görevi, nasıl ve nelerden faydalanarak yapıldığını ayrıntılı olarak takip ve izlenimi sağlar.
  • Açık ve şeffaf bir mekanizma kurulmasını sağlayarak, süreçlerin kontrol edilebilirliğini artırır.
  • Oluşturulan süreç dökümantasyonları çalışanların iş ile ilgili öğrenim sürecini hızlanmasını sağlar.

Süreçler organizasyonların yapı taşlarıdır. Organizasyonların yaptığı tüm faaliyetler süreçlerden geçer. İyi yönetilmiş süreçler birbirini destekleyen ve iç içe entegre bir yapı oluşturur. Bu yüzden bir süreç de yapılan küçük iyileştirme, bağlantılı olduğu diğer süreçleri de etkilediği için, performans etkisi büyük olacaktır.

Kaynak ve Yazar Hakkında:

http://dijitaldonusum.net/surec-yonetimi-ve-isletmelerdeki-kazanimlari/

Ş. Burak Önce (Business Analyst at Consulta Turkey)

Joget Workflow açık kaynaklı bir uyulama geliştirme platformudur

 Kolayca ihtiyacınız olan web tabanlı uygulamalar geliştirebilirsiniz.

 1 CRM, IK, Sağlık, Sigortacılık, Finans ve Kamu vs. için süreç odaklı uygulamaları geliştirip kullanın.
2 Uygulamalarız, mobil ortamına uygun geliyor
 3 Uygulamalarınızın süreçlerini otomatize etmek için iş akışları ekleyebilirsiniz
 4 Eklentileri kullanarak kolayca başka uygulamalarla entegre edebilirsiniz
 5 Joget Pazar yerinden hazır uygulamaları indirin ve kendinize göre ayarlayın. Hem daha hızlı öğrenin hem geliştirin.

Yeni Joget ile agile uygulama geliştirebilirsiniz. Joget sadece bir iş akış sistemi değil daha fazlası var, Joget 3.0 dan sonra 4.0 sürümü ile neredeyse hiç kodlama yapmadan Uygulamalar geliştirebilirsiniz. Formlar, Veri & Rapor listeleri, iş akaış süreçleri, kullanıcı ara yüzleri ve Menüleri yetkiler dâhilinde oluşturabilirsiniz. Örneğin, bir CRM uygulaması olarak sadece bir Teklif onay mekanizması yerine bütün bit satış gücü uygulaması geliştirebilirsiniz.

Sunduğu gelişmiş eklenti (plugin) mimarisi sayesinde, Programcılar uygulamaları diledikleri gibi genişletebilirler ve kolayca başka Sistemlerle entegre edilebiliyor.

Yazılım ve Bilişim uzmanları için Joget Workflow

 6 Sadece süreç değil, doğrudan bütün bir Uygulama tek noktadan geliştirin!Bilinen birçok Süreç Yönetim sistemleri ve BPM araçları, tamamen süreç odaklı ve kısıtlı ara yüzleri (sadece inbox, talep ve görevlerden oluşmaktadır) ile karşımıza çıkıyor. Üstelik mevcut intranet veya diğer önemli sistemlerle entegrasyonu bazen istenilen sonuç alınamıyor veya çok kompleks olup deneyimli Programcılara ihtiyaç duyulmakta.Joget Workflow ise, süreçlerinizi dahil tüm uygulamanızı bir Platformda geliştirmenize olanak tanıyor. Süreçlerinizi, Formlarınız, Veri ve Kullanıcı ara yüzlerini bir paket halinde kod kullanmadan kolayca geliştirebilir ve yönetebilirsiniz.Geliştirdiğiniz her bir uyulamaya ait bir yayınlanma ve sürüm kontrolü mevcut.
 7 Dinamik eklenti mimarisi (Plugins)Eklentiler tam anlamıyla her yerde ve her yere göre tasarlayın!Formlar, Veril listeleri,  kullanıcı ara yüzleri tümüne eklentileri destekleyecek şekilde tasarlanmıştır. Örneğin Form objeleri, temaları, veri bağdaştırıcıları vs. hem Java plugin hemde dinamik OSGI eklentileri destekliyor.
 8 Veri yönetimi özelliğiVeri tablolarınızı oluşturabilir, sıralama, sayfa ve filtreleme özelliklerini kullanabilirsiniz. Dahası Formlarınızı veri dökümleri ile birleştirebilir, CRUD (kayıt aç, oku, güncelle ve sil) fonksiyonları ile Veri operasyonunuzu rahatlıkla gerçekleştirebilirsiniz.
 9 Daha görsel, daha çok „tut-ve-sürekle“- Süreç Tasarlayıcısı ile süreçlerinizi tasarlayabilirsiniz.Form Geliştiricisi ile Formları tasarlayabilirsiniz.Veri Geliştiricisi ile Veri tablolarınızı oluşturabilir yönetebilirsiniz.Ekran Geliştiricisi ile kullanıcı ara yüzleri, erişim yetkilerini ve menüleri tasarlayabilirsiniz.
 10 Kolay Ekranlar –Adımı adım ilerleme yönetimi sayesinde interaktif destek veriyoruz
 11 Esnek Formlar –Esnek yerleşim ve çok çeşitli kullanıma hazır Form elemanlarıMobile uygulama desteği

Kurumlar için Joget Workflow

 12 Verimliğiniz ve üretkenliğinizi artırın – İş süreçlerinizi tasarlarken gereksiz adımları tespit ederek süreçlerinizi otomatize edin.Değişen sürelerinizi önce simüle ederek yeni süreçlerinizi hızlıca devreye almanızı sağlayacaktır.
 13 Süreçleriz kontrol altına alın – Süreçlerinizi standardize edebilir ve uygun süreç kontrol prosedürleri hazırlayabilirsiniz.
 14 İhtiyaçlarınıza odaklanın – Yöneticiler artık sürekli bir şeyleri imzalamak ve kontrol etmek etmekle vakit kaybetmeyip daha önemli işleri ile ilgilenebilirler. Oturmuş süreçler, hataları azaltır, müşteri memnuniyeti artırır ve aynı zamanda kurum içerisinde iş ve süreçlerin kalitesinde artırır.
 15 İş süreçleri iyileştirin

Pazarın hızlı değişen beklentilerine hızlı cevap verebilmeniz için süreçleriniz esnek ve değişişime uygun tasarlanması gerekiyor.  İş süreçlerinize odaklanmanız ile bazı karmaşık süreçleri fark edip basitleştirmenize sebep olabilir. Maliyet ve kaynakları verimli kullanmak işletmenin temel amaçlarından biri, o yüzden sürçlerinizi gözetmeli ve gerekli olan her türlü iyileştirmeyi uygulayabilmeniz çok önemlidir.

 16 Kolay kullanım – Özel bir programlama gerektirmeden sanal ortamda sürecinize odaklanın, koşulları belirleyin ve aksiyonları alın. Joget’in öğretici asistanı sayesinde, her türlü karmaşık süreçlerinizin üstesinden geleceksiniz.
 17 Maliyetlerinizi azaltın – Hatalar ve gecikmeler azaldıkça üretkenliğiniz ve hizmet kaliteniz önemli derecede artacaktır. Personeliniz işe süreçlere hızlı adapta olmasına ile, eğitim maliyetleriniz düşürecektir.

Enterprise Fiyatı | Özellikleri  | Birleşen & Teknoloji | indir | Bilgi Bankası |

Case Management nedir?

Vaka Yönetimi (Case Management) hakkında uzun uzun konuşulabilir çünkü geniş ve esnek bir yapıya sahiptir. Benim için Vaka Yönetimi, sistemin dinamik kısmıdır ve çalışma esnasında(run-time) belirlediğiniz birçok seçeneklere göre iş akışına izin veren üst düzey bir koordinasyon mekanizmasıdır.

 Vaka Yönetimi somut bir hedefe yönelik birden fazla görevlerin koordinasyonu sağlanması için kullanılır

Vakaları modelemek, ilgili faaliyetlerin ne yapısı nede faaliyetlerinin sıralanması ile alakası bulunmuyor, doğrudan çalışma esnasında geçirdiği evrimle bağlantılıdır. Hedef ve odak noktasında, yapılması gereken bir işe vardır, destekleyecek süreç dikkate alınmıyor. Vaka Yönetimi önceden tanımlanmış ve dizilmiş faaliyetlerinin çıktıları ile ilgisi yok. Daha çok iş odaklı, yapılabilir seçeneklerin sunumu ile ilgilidir, ve bu seçenekleri kullanarak bu işi gereçekleştirimesinde size yol göstermesidir. Bazı Örnek kullanım alanları şunlardır:

 

  • Sigorta hakkediş süreçinde,
  • Emeklilik yönetiminde, hesaplamalara göre hak sahibine verilecek imkanlar,
  • Müşteri sadakati ve iyi niyetine göre özel durumlar,
  • Bankacılıkta kredi uygulamalarında,
  • Müzakerelerin göre müşteriye ek yararlar sağlanması,..vs.
Case Management

.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bazı karşılaştırmalar:

  1. BPM iş akış tabanlı yürüyen bir Sistemdir, Vaka Yönetimi ise bilgi(data) tabanlı bir Sistemdir.
  2. Vaka Yönetimi bağlamsal ise BPM yapısaldır.
  3. BPM aktivitelerin ve onların sıralanış göre hareketi eder, Vaka Yönetiminde ise uygulama anında da ki seçeneklere bağlı yönünü tayin eder ve her kararlara göre değişir.
  4. Vaka Yönetimi öngörülemeyen olabilirken, BPM öngörülebilir.
Case Management vs BPM
Process ve Case Management arasında ki farkları

 

Şimdi bir örnek Vaka çalışmasına göz atalım;

Diyelim ki, yakın bir zaman önce aldığınız bir elektronik cihazla ilgili sorun yaşıyorsunuz ve Mağazaya gidip durumu şikayet etmeye karar verdiniz. Şikayetinizle ilgi sürecin devamını aşağıda ki modeli uygulamaya çalışacağız.

1)      Müşteri yetkilisi, Şikayetinizi kayıt altına alır ve sorunu inceler,

2)      Cihazınızın Garanti kapsamında olup olmadığını tespit eder,

2.1)       Sorunu yerinde çözümleyebiliyorsa (Uygulanacak yerinde bir çözüm varsa)→çözüldü(4.madde),

2.2)       Fakat cihazın incelenmesi gerektiğine karar verirse, → Teknik Servis’e gönderir,

3)      Teknik Servis belirtilen sorun(ları) giderir → çözüldü (4.madde)

4)      Sorun çözüldüğü taktirde, giderler faturalanır ve şikayet dosya kapatılır.

Dikkat ederseniz, burada oldukça basit bir Şikayet vak’ası inceliyoruz ve bu uygulamayı BPM üzerinden  yapmaya kalkışsaydık çok daha fazla efor harcayıp, biraz daha kompleks bir yapı meydana gelirdi. Tanımlı olmayan bir olay karşısında sürecin kesilmesi anlamına gelebilirdi.

 

Vaka Yönetimi, zorlayıcı ve aynı zamanda çok dinamik

  • Bir Vaka beklenenden daha uzun süre yaşayabilir,
  • Vakalar var oldukca birbirleriyle etkileşim halinde kalmaları gerekebilir,
  • Bir Vaka başka bir vakayı yeniden açabilir.

 

Vaka Yönetimi özetlemek gerekiyorsa,

BPM, önceden planlanmış, koşular belirlenmiş düzenli bir rota da ilerler. Bazı durumlarda bu oto kontrolden çıkmak ve gitmek istediğiniz yönü kendiniz tayin etmek isteyebilirsiniz. Fakat buna BPM izin vermez, ama Vaka Yönetimi buna izin verir ve bunun için vardır. Yapacağınız tasarımda, kullanıcının önüne değerlendirmek üzere bir çok seçenek sunabilirsiniz. Burada, kullanıcıya vereceğiniz seçenekler sayesinde bir çok farklı yoldan sonuca ulaştırabilirsiniz. Söz konusu “bilgi sahibi” uzman bir kişidir ve seçenekleri değerlenip uygun olanı seçecektir. Vaka Yönetimi BPM deki gibi, birbirini takip eden adımları takip etmiyor, istediğiniz yoldan gidebiliyor, gerekirse daha önce seçtiği bir adımı tekrarlayabiliyor. Vaka Yönetiminin bu kadar dinamik olmasının sebebi budur.

 Kaynaklar:

Cordys Community

Ashish Mathur‘s artical about BPM & Case Manaement

BPM Projenizi başlamadan önce sorulması gereken önemli 12 Soru

Bir iş süreci yönetimi projesini başlatmadan önce doğru İş süreçleri Yönetim (BPM) sistemini seçmek bazen sorunlu hale gelebilir, özellikle Kurumun bu konuda tecrübesi yoksa. BPM projeleri başlatmak için bir çok yöntem ve çeşitli yolları vardır. Bir BPM projesini başlatma gibi bir düşünceniz varsa, öncesinde sormanız gereken bazı soruları burada bulabilirsiniz.

1. Ne tür süreçleriniz var ve bu süreçler ne getiriyor?

Öncelikle süreçleriniz hakkında fikir edinmelisiniz. Sürecin var oluşunu öğrenmek için onun sonuçta ne ürettiğini anlamalısınız. Böylece, bu sürecin kurumuzunuz ve müşterileriniz açısından ne kadar kritik olduğunu anlamanıza yardımcı olacaktır. Diğer yandan, sürecin müşteri memnuniyeti açısından başarının bir parçası olup olmadığını çok açık belirlenmesi gerekiyor. Sadece bir sürece bakarak hemen olumsuz bir yargıda bulunmayın, kurumun alt süreçleri doğrudan müşteri başarısı getirmediğini bir çok fonksiyonda göreceksiniz, fakat olaylara birleşik halde bakılmalıdır (aksi halde bu süreci gereksiz ve ondan kurtulmak gerektiğini düşünebilirsiniz).

2.Süreç şu anda nasıl işliyor?

Mevcut süreçlerinizde ne olup bitenleri bilmeniz gerekiyor, bu sürecin bugün nasıl çalıştığını fikir edinmek için farklı yolları var. Örneğin, bir iş akış şeması (Flowchart) veya CEM Yöntemi (Customer Experience Management) kullanabilirsiniz. Kuruluşunuzun halen bir iş süreçleri haritası yoksa, bir kalem alıp çizmeye başlamanız için iyi bir zaman. Burada ki amaç noktasına kadar tüm süreçleri bir kağıda dökmekten ziyade , bugünkü koşullarda kendi süreçlerinizin nasıl çalıştığını anlamaya çalışmak. Bu nedenle, tüm süreç paydaşların bu çalışmaya katılmaların sağlamanız çok önemlidir. Ben bir kez daha söylüyorum:

Amaç sadece modelleme uğruna süreçleri çıkarmak değil, süreçlerin nasıl işlediğini  ve sorumlu olduğunuz süreçlere hakim olmanız gerekiyor.

Daha fazla oku

BPM for SugarCRM platform

[prisna-google-website-translator]

BPM for SugarCRM platform

SugarCRM is an affordable and easy to use customer relationship management (CRM) platform, designed to help businesses communicate with prospects, share sales information, close deals and keep customers happy. Thousands of successful companies use SugarCRM everyday to manage sales, marketing and support.

ProcessMaker is a cost effective and easy to use open source business process management (BPM) application. BPM software such as ProcessMaker can assist organizations of any size with designing, automating and deploying business processes or workflows of various kinds. Like SugarCRM, ProcessMaker is web-based, open source and can be run in the cloud or on-premise.

ProcessMaker SugarCRM Edition is a module designed to add a powerful visual BPMN 2.0 compliant Designer, a Business Rules Editor, and BPM/BRE Engines to SugarCRM. This product is based on our award winning ProcessMaker technology, and it has been re-built from the ground up as a native module to deliver the technology integration needed by SugarCRM enterprise customers. Thanks to this integrated module, enterprises can design custom, rules-based workflows inside SugarCRM, control how tasks are routed to different users, track how long tasks take to be completed and more. The results are better lead management, happier leads and higher conversion rates.

This is not your typical connector or poorly held together web services integration. Instead, we built a completely new version of our award winning ProcessMaker technology and we built it just for SugarCRM. This new product was designed from the ground up to be a native part of SugarCRM. We believe in the enormous worldwide community of SugarCRM, and we believed that it deserved a true process engine inside SugarCRM. And that is what we have built. See for yourself in these videos.


 

Video 1 – Creating A Process

first video

This video will get you started with ProcessMaker SugarCRM Edition. You will learn how to create your first process and the different component types of the designer and what they do.


Video 2 – Designing A Process

second video

In this video, you will learn how to piece a process together, how the components interact with each other and lay the foundations for your first working process.


Video 3 – Configuring A Process

third video

This video will take you through the fundamentals of process configuration. Inspecting each element in turn and setting the properties accordingly.


Video 4 – Executing A Process

forth video

In this video, you can see the final result of the previous videos. Here, we run the process from the end user perspective.


 

This has all the components of a world class workflow or bpm product. There is a BPMN 2.0 compliant designer (unbelieveable, right?), there is a workflow engine capable of running tens of thousands of cases a day, there is an inbox, forms builder, business rules engine, document management…the list goes on and on. But wait, the best is yet to come.

SugarCRM users won’t have to learn anything new. Everything is done natively in SugarCRM. Everything starts with the way the product loads. ProcessMaker SugarCRM Edition loads like a normal Sugar Module in just seconds. Then we add a few dashlets to our interface, and we are ready to begin working.

The form builder is the SugarCRM form builder. The email template builder is the SugarCRM template builder. The mail engine is the SugarCRM mail engine. The logical expression builder is the Sugar logic expression builder. That’s right – we took all the best of SugarCRM and we left it alone. It’s all native. And that means that you already know how to use this product.


 

The “My activities” dashlet in Sugar manages the tasks that have been assigned to a user through the ProcessMaker workflow engine and effectively replaces the ProcessMaker inbox in favor of the “My Activities” Sugar dashlet. This is the main feature of CRM workflow and ensures that the users can route cases from one user to another.

SugarCRM workflow can extract data from any sugar module and use it for the purposes of routing/assigning activities. SugarCRM workflow users who are familiar with ProcessMaker will be pleased to know that the use of variables in ProcessMaker can now be Sugar variables as well as ProcessMaker variables. Options are available to ProcessMaker designers when they need to select from a list of variables for the purpose of evaluation and assignment of conditions.

A great example of what can be achieved with CRM workflow is a high value lead qualification process. In this CRM workflow process, users can check the value of an opportunity after it has been converted from a lead and then apply a custom routing rule. If the Opportunity amount is greater than $10,000, the CRM workflow process will automatically generate a parallel thread to the VP of Finance who must add notes to update the opportunity.