BPM Projenizi başlamadan önce sorulması gereken önemli 12 Soru
Bir iş süreci yönetimi projesini başlatmadan önce doğru İş süreçleri Yönetim (BPM) sistemini seçmek bazen sorunlu hale gelebilir, özellikle Kurumun bu konuda tecrübesi yoksa. BPM projeleri başlatmak için bir çok yöntem ve çeşitli yolları vardır. Bir BPM projesini başlatma gibi bir düşünceniz varsa, öncesinde sormanız gereken bazı soruları burada bulabilirsiniz.
1. Ne tür süreçleriniz var ve bu süreçler ne getiriyor?
Öncelikle süreçleriniz hakkında fikir edinmelisiniz. Sürecin var oluşunu öğrenmek için onun sonuçta ne ürettiğini anlamalısınız. Böylece, bu sürecin kurumuzunuz ve müşterileriniz açısından ne kadar kritik olduğunu anlamanıza yardımcı olacaktır. Diğer yandan, sürecin müşteri memnuniyeti açısından başarının bir parçası olup olmadığını çok açık belirlenmesi gerekiyor. Sadece bir sürece bakarak hemen olumsuz bir yargıda bulunmayın, kurumun alt süreçleri doğrudan müşteri başarısı getirmediğini bir çok fonksiyonda göreceksiniz, fakat olaylara birleşik halde bakılmalıdır (aksi halde bu süreci gereksiz ve ondan kurtulmak gerektiğini düşünebilirsiniz).
2.Süreç şu anda nasıl işliyor?
Mevcut süreçlerinizde ne olup bitenleri bilmeniz gerekiyor, bu sürecin bugün nasıl çalıştığını fikir edinmek için farklı yolları var. Örneğin, bir iş akış şeması (Flowchart) veya CEM Yöntemi (Customer Experience Management) kullanabilirsiniz. Kuruluşunuzun halen bir iş süreçleri haritası yoksa, bir kalem alıp çizmeye başlamanız için iyi bir zaman. Burada ki amaç noktasına kadar tüm süreçleri bir kağıda dökmekten ziyade , bugünkü koşullarda kendi süreçlerinizin nasıl çalıştığını anlamaya çalışmak. Bu nedenle, tüm süreç paydaşların bu çalışmaya katılmaların sağlamanız çok önemlidir. Ben bir kez daha söylüyorum:
Amaç sadece modelleme uğruna süreçleri çıkarmak değil, süreçlerin nasıl işlediğini ve sorumlu olduğunuz süreçlere hakim olmanız gerekiyor.