Arama:

İzin talep süreci

Bir çalışanın izin günü talebinin onaylanmasını gösteren süreç örneği

Hedef Süreci

Sürecin hedefi, bir çalışanın izin günü talebini onaylamak.

İçerik

İşletmenin tatil dönemlerinde de sorunsuz bir şekilde işlemesini garanti altına almak için çalışanlar izin taleplerini onaylatmalıdır. Gelen talepler genellikle e-posta yoluyla sorumlu yöneticiye gönderilip bu talepler e-çizelge (spreadsheet) üzerinde düzenlenir. Bu çalışma biçimi, bilgilerin manuel olarak aktarılmasını ve düzenlenmemiş bir iletişimi beraberinde getirir.

İzin talepleri, yapısı önceden belirlenmiş formların paylaşımı adına iyi bir örnektir. İzin talebi, şirketteki birden fazla kişi arasında koordine edilmesi gereken görevlerden en basitidir.

Sürecin nispeten basit olmasına karşın, ‘e-çizelge ve e-posta’ kullanımı bazı sorunlara sebep olabiliyor. Düzgün ve verimli bir çalışmanın yalnızca merkezi bir koordinatör aracılığı ile mümkün olması; bu koordinatörün işletmede bulunmaması durumunda gerçekleşecek iletişim ve düzen problemlerini tetikleyecek ve süreci bir dar boğaza sokacaktır. Bu sebeple süreci, Sistem (Signavio Workflow Accelerator) üzerinden yapılandırmak daha mantıklıdır.

Tetikleyici

Form – çalışan ve izin talebinde bulunduğu günler.

Eylemler

Süreç bir görev ve bir karardan oluşur. Verilen kararın ardından gelecek görevler izin talebi sürecini devam ettirecek ya da sonlandıracaktır.

Göreve son teslim tarihi ekleyerek, süreç içerisinde zamandan tasarruf edinin

Roller

Talep eden – Çalışan

Birim Yöneticisi– Talebi onaylar

İK – Talebe ilişkin izin haklarını İnsan kaynakları Birimi tarafından denetlenir ve Personele ait SGK kayıtlarını tutar

Alanlar

  • Çalışan (kullanıcı, gerekli alan) – Talepte bulunan çalışan.
  • Başlangıç tarihi (tarih) – İznin başlangıç tarihi.
  • Bitiş tarihi (tarih) – İznin bitiş tarihi.
  • Sebep – İzinin sebebi (Yıllık, Cenaze, Doğum, Mazeret, ücretsi vs.)

Uzantılar

Süreci ek bir görev ile geliştirebilirsiniz: İznin onaylanamadığı takdirde, yöneticilerin ek bilgi ve değişiklik talep edebilmesini sağlayın. Bu, reddedilen tatil talepleri için her seferinde yeni bir sürecin başlatılmasının önüne geçer.

Buna ek olarak sürece, izin başlamadan önce sorumluluk aktarımını düzenleyen bir görev daha ekleyebilirsiniz.

 

Kaynak: Signavio 

Ana Makeleye geri dön

Şirketinizde günlük işleri nasıl hallediyorsunuz? Otomatikleştirilebilen süreçler mevcut mu? Makale serisi bu konu üzerine eğilecek. Bugün size, izin istemeden kadrolaşmaya oradan da fatura hazırlamaya kadar kendi şirketinizde kullanabileceğiniz 10 basit iş akışı örneği sunacağız.

10+1 Örnekle Süreç Otomasyonu!

Şirketinizde günlük işleri nasıl hallediyorsunuz? Otomasyonu düşündüğünüz süreçler var mı?

Bu Makale serisi ile en yaygın kullanılan iş süreçleri inceleyeceğiz, kendi şirketinizde kullanabileceğiniz 10+1 basit iş akışı örnekleri bulacaksınız.

Yeni başlayanlar için Süreç Otomasyonu

İşletme içerisinde süreç otomasyonu, iş akışının tekrarlanan yanlarını takımlar arası etkili biçimde koordine etmeye yardımcı olur. Süreç otomasyonunun anlamı: İş sürecini modelleyip bir iş Akışı-Yönetim-Sistemi tarafından kontrol edilmesidir. Ancak ‘başlangıçlar zordur’ ilkesi süreç otomasyonu için de geçerlidir. Bu sebeple başlangıç için birkaç iş akışı örneği derledik.

Her iş akışı bir süreç hedefi ile başlar. Bir sürecin nasıl uygulanacağını ve uygulayabilmek için hangi şartların yerine getirilmesi gerektiğini belirleyin.

İş akışı tanımları arasında:

  1. Bir sürecin tetikleyicisi,
  2. Her bir süreç adımının ‘süreç diyagramında kaydedilmesi,
  3. Uygulamaya konulan adımlara dahil olan tüm çalışanların pozisyonları hakkında bilgiye hakim olmak,
  4. Bir süreç adımı boyunca doldurulan her bir form alanı ilgili durum veya vaka hakkında bilgi içermesi yer alır.

Burada sözü geçen Vaka (Case) ise şöyle açıklayalım;

Bir kurumun belirli bir zaman dilimi içerisinde bir sorunu çözmek için kullandığı tüm aksiyonlar, geliştirme süreçleri, işlemler, siparişler veya hizmetler bir durum olarak tanımlanmaktadır. Bir dava farklı bilgi, süreç, kural, belge ve değerlendirmeyi bir araya getirir ve bir şirketin içinde ve dışında farklı kişileri içerebilir. Etkin vaka yönetimi, bir organizasyon içindeki verimliliği ve performansı artırmaya yardımcı olabilir.

Bu blog yazısında sizlere pratikte sıkça karşılaştığımız senaryoları aktaracağız. Basitçe linke tıklayarak dilediğiniz süreç hakkında bilgi alabilirsiniz.

  1. İzin talep süreci
  2. Belge paylaşma süreci
  3. Hesap onaylama süreci
  4. Personel temini süreci
  5. Personeli yerleştirme süreci
  6. Müşteri hesabı açma süreci
  7. (Sigorta) Hasar ihbar süreci
  8. Sipariş süreci
  9. Fatura oluşturma süreci
  10. İş bağlantıları takip süreci (CRM)
  11. Kalite Yönetimi – Uygunsuzluk Yönetimi

1. İzin talep süreci

İzin talebi yönetimi, süreç modelleme alanında giriş aşaması sayılır. Otomatikleştirilmiş bir ‘Signavio Workflow Accelerator’ aracılığıyla, çizelge ve e-maillere gereksinim duymadan basitçe ihtiyacınız olan tüm adımları takip edebilirsiniz.

Süreç hedefi: Çalışanlarınızın arzu ettiği izin günlerini Yönetici ve İK tarafından onaylatmak.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: İzin talep süreci

2. Belge Yayınlama

Yayınlar, iş akışlarının ayrılmaz birer parçasıdır. Burada bir yayın sürecinin basitçe nasıl uygulandığını göreceksiniz. İzin talepleri dilekçe temelliyken belge yayınlama süreci daha karmaşık ilerler: Belgeler ‘Signavio Workflow Accelerator‘ aracılığı ile sürece dahil edilip farklı süreç adımlarına yönlendirilir: Üzerinde çalışılan dijital belgenin Google Drive’da saklanması ya da sürece dahil çalışanlara gönderilmesi büyük önem teşkil edebilir.

Süreç hedefi: Size gönderilen belgeyi gerekli düzeltmelerin ardından yayın akışına sokmanız.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Belge paylaşımı

3. Fatura Onay süreci

Dilekçe bazlı yayınlar yalnızca insan kaynakları departmanı dışında da kullanışlıdır. Yönetim alanındaki çalışma süreçleri de otomatikleştirilip sürece dahil olanlar için basitleştirilebilir. Fatura onay süreci de bu tür iş akışları için basit bir örnek oluşturur.

Süreç hedefi: Gelen ödemeleri (Faturaları) kontrol edip dolaşıma sokmak.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Fatura Onay süreci

4. Açık bir iş pozisyonu doldurmak

Otomatikleştirilmiş süreçler özellikle insan kaynakları departmanı için faydalıdır. Çünkü bu alanda birçok standartlaştırılmış iş akışı mevcut. Bu süreçler şirketlere göre değişkenlik gösterir. Bu nedenle standart bir yazılım çözümü her zaman kullanışlı olmaz. Gündelik iş akışında, tüm İK çalışanları personel süreçlerine yön verir. Bu sebeple esnek bir yazılım çözümüne ihtiyaç duyarlar. ‘Signavio Workflow Accelerator‘ süreçleri düzenlemeye ve gerçekleşen hertürlü değişikliği kronolojik bir sıra içerisinde anlamamıza olanak tanır.

Süreç hedefi: İşletmenizdeki açık bir pozisyonu doldurması.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Personel işe alımı

5. Çalışanların işe alım süreci

Her şirketin işe alım için farklı bir yaklaşımı vardır. Bütün bu farklı yaklaşımların yanı sıra insan kaynakları sorumlularının, bütün şirket için mühim olan bir işe alım süreci oluşturmaları gereklidir. Bu iş akışı örneğinde odak boş bir pozisyonu doldurmakta değil aksine girişi sağlanan bir başvurunun değerlendirilmesindedir. Bu süreç bir iş ilanın uzun bir süre yeteri kadar başvuru çekmemesiyle önem kazanır.

Süreç hedefi: Sizi en çok ikna eden kişiye iş teklifinde bulunmaktır.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Personel seçimi ve iş alım süreci

6. Müşteri Hesabı Oluşturma

Otomatik gerçekleşen iş akışları doğrudan müşteriler ile irtibat halinde olan ekipler için mühimdir. Bu takımlar, şirkete özel yöntemler ile çalışıp muhatap oldukları kişilerle direkt temas halindedir. Burada banka için oluşturulmuş bir ‘yeni müşteri süreci’ görüyorsunuz. Bu süreç farklı branşlardan gelen yeni müşteri kazanımı için kullanılabilir.

Süreç hedefi:  Müşterilere yönelik yeni banka hesapları oluşturmanız.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Müşteri Hesabı oluşturma süreci

7. Hasar ihbarı işlemi (Sigorta)

Hasar ihbar süreci genellikle sektöre özgü kullanılır. Süreç yönetimi açısından ‘standartlaştırılmış yazılımsal çözümler’ genellikle söz konusu olan ihbarı süreçlere entegre etme konusunda kısıtlı fırsatlar sunar. Sigorta endüstrisi karmaşık süreçlerin sistematik gözükmesine iyi bir örnek teşkil eder. Burada karmaşık görevlerin sade süreç adımlarına nasıl bölündüğünü görebiliriz.

Süreç hedefi:  Müşterinizin ödeme alabilmesi için bir hasar ihbarının değerlendirilmesi ve tazminatın ödenmesi.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Sigorta Poliçesi Düzenleme süreci

8. Ürün Siparişini Düzenle

Bu iş akışı örneği diğer senaryolardan farklıdır. Süreç, e-mailinize gelen doldurulmuş bir dilekçe ile başlar. Bu, gerçekleşecek bütün diğer eylemlerin tetikleyicisidir. Örneğin bu e-mail, sipariş@örnek.com adında bir dağıtıcıya gönderilir.

Süreç hedefi:  Bir müşteri siparişi düzenler, örneğin talep edilen ürünleri müşteriye gemiyle gönderir faturayı oluşturup iletirsiniz.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz:  Sipariş Yönetim süreci

9. Fatura Oluşturma

Sağlanan bir hizmetin ödemesini almak, süreç otomasyonu konusunda kullanılabilecek anlamlı ve işletme açısında kritik bir senaryo oluşturur. Yerine getirilmeyen görevler, geciken teslimatlar ya da aksatılan bildirimler faturanın oluşturulmasını geciktirebilir. Otomatikleştirilen bu süreç sayesinde gecikmenin getirdiği olumsuzlukların önüne geçilebilir. Görüyorsunuz ki e-mail bildirimleri ve teslim tarihleri otomatik olarak kontrol edilebilir.

Süreç hedefi: Bir faturayı gönderir ve ödemenin alınmasını sağlarsınız.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Fatura Onay süreci

10. İş Bağlantıları Takibi

İşletme içerisinde gündelik rutin olarak geçen süreçler de otomatikleştirilebilir. Bu iş akışını ekibinizin yeni ilgi alanları yaratma konusunda nasıl kullanabileceğini görebilirsiniz.

Süreç hedefi: Yeni kazandığınız bir bağlantıyı satış fırsatına çevirin.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: İş bağlantıları takip süreci

+1. Kalite Yönetimi – Uygunsuzluk Yönetimi

İşletme içerisinde Kalite Yönetimi önemli bir yer tutmaktadır. Süreçler arasında Uygunsuzluk, Şikayet, iç-dış Talepleri , Eğitim planlama ve Anket çalışmaları gibi otomasyona yatkın bir çok süreç barındırıyor.Bu iş akışını ekibinizin yeni ilgi alanları yaratma konusunda nasıl kullanabileceğini görebilirsiniz.

Süreç hedefi: Kalite Yönetimi çerçevesinde tespit edilen bir Uygunsuzluğu için düzeltici veya iyileştirici faaliyeti başlatmak.

Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: Uygunsuzluk Yönetim Süreci

Evet şimdi sıra sizde, kendi iş akışı örneklerinizi kendiniz oluşturun!

Bu 10+1 senaryolar, yazılım tabanlı iş akışı yönetiminin faydalarını göstermektedir. Bir tık ile Signavio kayıt olup ücretsiz 30 gün deneyebilir ve kendi iş alkışlarınızı ve kendi senaryolarınızı tasarlayabilirsiniz. Bunu yaparken size iyi eğlenceler diliyoruz!

Sorularınız mı var? info@kolaybpm.com adresine sorularınızı iletebilirsiniz.

Müşteri Hesabı oluşturma

 

Süreç Hedefi

Sürecin hedefi, bir müşteri hesabını özel bir bankada açmak.

İçerik

‘Özel müşteri bankacılığı’nda, yüksek hacimli süreçleri standartlaştırıp optimize etmek  önemlidir. Müşteri iletişimi sürecin bir parçası olması halinde bu daha da önemli hale gelir. Bu bağlamda müşteri iletişimi açılan yeni hesap ile başlar.

Yeni müşteri kazanım süreci (onboarding) diğer hizmet endüstrilerine paralellik gösterir. Benzer süreçler örnek olarak; sigorta, telekomünikasyon ve enerji alanlarında da mevcuttur. Ancak her halükarda, müşteri uzun süreli bir hizmet teklifi için başvuruda bulunur, reddedilir veya onaylanır ya da belki de başlangıç paketi alır.

Sebep

Form- doldurulmuş bir müşteri talebi. Banka çalışanı bu belgeyi reddedebilir veya onaylayabilir.

Eylemler

Talebin onaylanması durumunda süreç, bir dizi kontrol ve sonrasında yeni hesabı oluşturacak bazı ödevlerden oluşur.

Yapısal olarak bu süreç belge paylaşımı sürecine benzer.

Roller

Banka Memuru – bütün hesap oluşturma sürecinden sorumludur.

Alanlar

Süreç başlangıcında aşağıdaki müşteri bilgileri mevcuttur:

  • Müşteri ismi (yazı, gerekli alan)
  • Adres (yazı, gerekli alan)
  • Doğum tarihi (tarih, gerekli alan)
  • E-posta adresi (E-posta adresi, gerekli alan)
  • İspat belgeleri (dosya, liste) – İkametgah ya da kimlik belgesi kopyası gibi ek belgeler.

Sürecin ilerleyen kısımlarında aşağıda yer alan bilgiler eklenir:

  • Hesap numarası (numara) – her yeni hesap için oluşturulur.

Uzantılar

Özel bir bankada gerçekleşecek olan gerçek bir hesap oluşturma süreci elbette çok daha karmaşık olacaktır. Pratikte birçok farklı programlar ile farklı sistemler kullanarak birçok görevi otomatikleştiriliyor (batch komutlarla). Bu işlemleri gerçekleşecek bir entegrasyon, ek bilgi teknolojisi (BT) bilgisi de gerektirmektedir.

Kaynak: Signavio

Ana Makaleye geri dön

Belge paylaşımı

Belge paylaşımı hakkında süreç örneği

Süreç Hedefi

Süreç hedefi, gerekli takdirde revize edildikten sonra belgenin paylaşılmasıdır.

İçerik

Çalışanlar, maliyet hesaplarını yöneticilerinden onaylatmaları gerekir. Ancak belgeler e-posta yoluyla gönderildiği zaman yöneticilerin denetleme ve takip etmesi zorlaşır. Çalışanlar fatura hesaplarını genellikle, maliyetlerin listelendiği bir e-tablo (Spreadsheet) ile gönderirler.

Aynı zamanda çalışanlar, yöneticiler tarafından paylaşılması gereken öneri ve teklif belgeleri de hazırlarlar. Bu noktada belgelerin çeşitli varyasyonlarından dolayı belgelerin idaresinde sorunlar ortaya çıkabilir.

Ödev formları, süreç belgelerine örnek teşkil eder. İş süreçleri, belgeleri, genellikle süreçlerde kilometre taşılarını kaydetmek için kullanır. Yöneticiler genellikle belirli işlemlerin tamamlandığından emin olmak için paylaşım süreçlerini kullanır ve belgeyi oluşturan kişiyle e-posta yoluyla iletişim kurar. Belge paylaşım sürecini, fazla sayıda belge paylaşımı yönetmeniz ya da merkezi koordinasyona ihtiyacınız varsa kullabilirsiniz.

Sebep

Form – yüklenen belge ve belgeyi oluşturan kişi.

Eylemler

Süreç, paylaşımın reddedildiği ya da onaylandığı ‘belge kontrol-görevi’ (task) tarafından düzenlenir. Belge paylaşımının reddedilmesi üzerine süreci, ‘belge düzeltme’ görevi izler. Bu noktada belgeyi oluşturan kişi sorumludur. Belgeyi oluşturan kişi, belgenin düzeltirmiş biçimini hazırda bulundurmalıdır.

Bir son kullanma tarihi belirleyerek ve ‘otomatik hatırlatıcıları’ yapılandırarak işlerin süresini en aza indirebilirsiniz. Belge kontrol-görevi için oluşturulan bir kritik durum seçeneği, belgeyi inceleyecek asıl kişinin (reviewer) olmaması durumda gecikmelerin önüne geçer.

Roller

Mevcut olan iki görev iki farklı role karşılık gelir:

  • Belgeyi inceleyen kişi (Yetkili) – Paylaşım kararını verir. Genellikle bir yöneticidir.
  • Belgeyi oluşturan kişi (Editör) – Belgeyi oluşturur. Eğer süreç çalışanın görevini belirliyorsa  Sistem otomatik olarak belgeyi oluşturan kişiye düzenleme için sorumluluk verir.

Alanlar

  • Belge (Dosya, gerekli alan) – Paylaşılacak dosyadır. Belgeyi oluşturan kişi, belgenin ilk halini sebep-formuna yükler. Her belge düzenleme görevi için Signavio İş Akışı Hızlandırıcısı belgenin yeni bir biçimini hazırlar.
  • Belgeyi oluşturan kişi (kullanıcı, gerekli alan) – Belgeyi oluşturan kişinin görev ataması ve bilgilendirilmesi için kullanılır.

Uzantılar

Belgenin okuyucusu, Signavio İş Akışı Hızlandırıcısı (Signavio Workflow Accelerator) haricinde belgeye erişim sağlamak isteyebilir. Belgenin paylaşılmasının ardından sürece, belgeyi e-posta yoluyla ileten ya da arşivleyen bir entegrasyon görevi ekleyebilirsiniz.

Arşivleme aşaması için, Google Drive ya da başka bir depolama alanına görevi ekleyin. Böylece başka okuyucular için belgenin bir kopyası kaydedilir. Ancak belgenin mevcut olduğundan haberdar olmak adına okuyucuların bir bildirime ihtiyacı vardır. Bir e-posta gönderme görevi, belgeyi oluşturan kişiyle diğer paydaşlara belgenin paylaşıldığını bildirir. İlgili e-posta şablonu, inceleyen kişilerin yorumlarını kapsar ve belgeye eklenebilir. Bazı durumlarda e-postayı bir dağıtım listesine göndermek faydalı olabilir.

Kaynak: Signavio

Ana Makaleye geri dön

Personel işe alımı

Personelin/çalışanın işe alımı hakkında süreç örneği.

Süreç Hedefi

Sürecin amacı, başarılı bir adaya iş teklifi götürmektir.

İçerik

Bir çalışanın işe alınması uzun zaman alabilir. Genellikle birkaç ay sürebilir ve sürece farklı insanların katılımını gerektirir. Çoğu zaman, işe alım ekibi aynı anda birçok başvuruyu değerlendirmesi gerekir. Bu süreç boyunca, röportaj yapmak ya da anlaşmanın düzenlenmesi, gibi görevleri uzmanlar yerine getirir.

Sebep

Form – başvuran kişinin özgeçmişini yüklemek.

Eylemler

Bir başvuru süreci, başvuru sürecinin devam ettirilmesi ya da reddedilmesi gibi bazı kararların verilmesini gerektirir. Bu basitleştirilmiş süreçte, mülakat ve özgeçmişinin değerlendirilmesinden sonra bir karar verilir.

Eğer İnsan Kaynakları (İK) sorumlusu başvuruyu reddetme kararı alırsa, Sistem ret kararını içeren standart bir e-posta gönderir.

Roller

  • İnsan Kaynakları sorumlusu – Özgeçmişi değerlendirip mülakatı gerçekleştiren ve olası ret kararını veren kişi.
  • İşe alım konusunda yardımcı İK asistanı – röportaj görevlerini planlayan ve iş teklifini ileten kişidir.

Alanlar

  • Özgeçmiş (dosya, gerekli alan) – Adayın özgeçmişi Form üzerinden eklenecektir.
  • Adayın e-posta adresi (e-posta adresi, gerekli alan) – gerektiği takdirde Sistem otomatik bir ret e-postası göndereceği adres.

İyileştirmeler

  • ‘Sebep Formu’ başka belgelerin yüklenmesine izin verebilir. Örneğin ileti göndermek ve referanslar gibi.
  • Bir ‘Formu’ yerine, ‘tetikleyici e-posta’ kullanılabilir. Böylece özgeçmiş e-postanın eki yoluyla iletilebilir.
  • Eğer işletmenizin çok sayıda başvuru ile ilgilenmesi gerekiyorsa formdaki bazı alanları öncelikli hale getirebilirsiniz. Örneğin adayın işe başlama tarihi gibi.
  • Sebep formuna, ön seçim adına gerekli olabilecek alanlar eklenebilir. Örneğin, geçerli bir iş vizesi şart ise bunun alanı oluşturulabilir.
  • Ayrıca, ek mülakatlar yapabilirsiniz. Örnek olarak görüntülü telefon görüşmesi, yerinde yüz-yüze bir iş görüşmesi ya da bir tanışma toplantısı düzenleyebilirsiniz.

Kaynak: Signavio

Ana makaleye geri dön