Kalite – Uygunsuzluk Yönetimi Süreci

Uygunsuzluk Yönetim faaliyeti
Bir Uygunsuzluk tespitine ve giderilmesine yönelik süreç örneği.

Süreç Hedefi
Sürecin hedefi, Şirketin iş süreçlerinde tespit edilen bir Uygunsuzluğu için düzeltici veya iyileştirici faaliyeti başlatmak.

İçerik
Uygunsuzluk yönetimi, tespit edilmiş uygunsuzluk veya potansiyel uygunsuzluk durumlarının saptanması ve olumsuzlukların giderilerek kalite yönetim sisteminin sürekli olarak iyileştirilmesi hedefleniyor.

Tetikleyici

Form – “Uygunsuzluk tespit Formu” karşılık gelir.

Eylemeler
Bu süreç içerisinde iki görevden birini tetikler: Düzeltici veya İyileştirici faaliyetlerinin oluşturulmasına sebep olur.

Tanımlar
Uygunluk: Bir şartın gerekliliğin yerine getirilmesi.
Uygunsuzluk: Bir şartın gerekliliğin yerine getirilememesi.
Saptanmış Uygunsuzluk: Uygunsuzluğun ortaya çıktığının tespit edilmiş olması.
UDF: Saptanmış bir uygunsuzluğun düzelterek ortadan kaldırılması için yapılan faaliyet.
DIF: Saptanmış bir uygunsuzluğun sebebinin tespit edilmesi ve uygun iyileştirmeler yaparak ortadan kaldırılması için yapılan faaliyet.

Şema-1: UDF Süreci (PDF olarak indir)

Şema-2: DIF Süreci (PDF olarak indir)

Şemadan da takip ettiğiniz gibi Sürecin ilerleyen bölümlerinde, Talebin önce ilgili Kalite Yöneticisi tarafından incelenir, Uygun bulunması durumunda Uygunsuzluk ile doğrudan ilişkisi bulunan Birim Yöneticisi görevlendirilir. Birim Yöneticisi sorunun “Düzeltici” faaliyet veya “İyileştirici” faaliyeti olup olmadığına karar verir.

Düzeltici faaliyet süreci ise;

  • Sorunu gidermek için aksiyon(lar) belirler ve sorunu gidermek için derhal gerekli çalışmalara başlar.
  • Sorunun giderilmesi ile Uygunsuzluğu tespit eden Personel tarafından kontrol edilir.
  • Yapılan çalışmaları değerlendirmek üzere kısa bir Anket doldurulur ve Uygunsuzluk bildirimi Kalite Yöneticisi tarafından kapatılır.

İyileştirici faaliyet süreci ise daha kapsamlı bir çalışma gerektirir, şöyle;

  • Öncellikle detaylı bir “kök-neden” araştırması gerçekleştirilir,
  • Kaynak planlaması (Gereksinimler, Bütçe ve Maliyet çalışması),
  • Risk değerlendirmesi,
  • Denetim kriterleri belirlenir,
  • Çalışma süreleri ve kullanılacak kaynakları içeren bir Aksiyon Planı hazırlanır.

Tüm bu Bilgiler öncelikle Kalite Yöneticisi ve gerek duyulması halinde Yönetimle paylaşılır. Uygun görülmesi durumunda planlanan çalışma başlatılır.
İyileştirme çalışmaları tamamlanınca Kalite Yöneticisi bilgilendirilir ve öncesinde belirlenmiş Denetim kriterleri dikkate alarak”İyileştirme faaliyeti” denetlenir. Uygun olması durumunda bir Teftiş Raporu hazırlanır, Dosya’ya eklenir ve DIF kapatılır.

Alanlar

[Tespit/Talep]
Referans takip Numarası,
Talep Bilgileri, (İsim, Görevi, Dept., talep Tarihi)
Uygunsuzluk tanımı ve soruna ait detaylı Açıklaması,
Uygunsuzluğun tespit edildiği yer (Lokasyon),
Durumu gösteren destekleyici ek Belge, Medya, link,
Uygunsuzluğun etki alanları (Süreç, maliyet, müşteri, ürün vs.),
Durumun önem derecesi ve çözümün gerekli olduğu Tarih.

[Değerlendirme]
UDF/DIF seçeneği ?
Kök-neden çalışma sonuçları
Aksiyon Planı
Maliyet ve Bütçe Kodu
Risk analiz sonuçları
Denetim kriterleri bilgileri
Yorum

Ana Makeleye geri dön